10 Tipps, um ausgelieferte Technische Dokumentationen mit Software zu verwalten

In großen Projekten stellt eine zunehmende Anzahl von Technischen Zeichnungen, Stücklisten, Wartungshandbüchern und Bedienungsanleitungen Anforderungen an die Technischen Redakteure. Mit zunehmender Projektlaufzeit wird es schwieriger, alle Dokumente und deren Versionen in einer Exceltabelle zu verwalten.

Software-Anforderungen, um SAP PLM zu ergänzen - Dokumentenverfolgung in der Technischen Dokumentation

Als Agentur für technische Dokumentation übergeben wir unseren Kunden die unterschiedlichsten Technischen Dokumente.

Software-Lösungen ermöglichen dem Technischen Redakteur, bei steigenden Anforderungen den Überblick zu bewahren. Liegen die erstellten Dokumente in einem Dokumenten-Management-System wie SAP PLM, gibt dieses trotzdem keine Auskunft darüber, welche Versionen an den Kunden übergeben wurden. An dieser Stelle setzt ein externes Dokumentenverfolgungssystem an. Mit solch einem System kann der Technische Redakteur den kompletten Dokumentenaustausch mit dem Kunden koordinieren.

Zu einer erfolgreichen Dokumentenverfolgung sollte die eingesetzte Software folgende Möglichkeiten bieten:

  • Zusammenstellung der Dokumente zu einem Versandpaket
  • Workflow - Das Versandpaket durchläuft verschiedene Stati (in Arbeit, Dokumente ausgeleitet, Versendet, Rückantwort erhalten)
  • Zu jedem Dokument sollte der Technische Redakteur verschiedene Metadaten speichern, die teils automatisch aus dem Dokumenten-Ablagesystem geholt werden.
  • Die Antwort des Kunden sollte automatisiert eingelesen und die Bemerkungen dem jeweiligen Dokument zugeordnet werden.
  • Vergabe eines speziellen Status für jede Dokument-Version (in Ordnung, formaler Fehler, technischer Fehler etc). Dies erleichtert es dem Technischen Redakteur, die Überarbeitung zu koordinieren.
  • Komplexe Statistikerstellung (wie viele Dokumente wurden versendet, wie viele Antworten sind gekommen, Laufzeit von Dokumenten)
  • Dokumente automatisch aus dem Dokumenten-Ablagesystem holen und mit einem speziellen Dateinamen benennen.
  • "Lieferscheinerstellung" für jedes Versandpaket in verschiedenen Formaten (Excel, PDF)
  • Kontrollmechanismen einführen, um die doppelte Vergabe von Kundennummern zu vermeiden.
  • Nachverfolgbarkeit der Geschichte des Dokumentes
  • Umfangreiche Suchfunktion nach Dokumentnamen und Metadaten

Technische Dokumente verwalten - weshalb mit einem externen Tool und nicht mit SAP?

Pro SAP

  • Keine zusätzliche Software nötig
  • Dokumentenaustauschplattform von welcher der Kunde die Dokumente abholen kann

Contra SAP

  • Großer Programmieraufwand nötig
  • Kleine Änderungen lassen sich bei einem externen Tool schneller umsetzen

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