Die passende Anleitung für Ihre Produktvarianten

Sie fragen sich, ob eine allgemeine Anleitung für Ihre Produktvarianten ausreichend ist? Die Handbuch Experten zeigen, wie es auch individuell geht.

Fast jedes Produkt gibt es in verschiedenen Ausführungen. Das beste Beispiel sind Autos mit ihren vielen Ausstattungsvarianten: Sitzheizung, Klimaanlage, Klimaautomatik, Leichtlaufreifen, Bordcomputer, usw. - die Möglichkeiten sind scheinbar unendlich.

So stellt sich auch die Frage, wie das in der Technischen Dokumentation umgesetzt werden kann.
Für Produkte mit unterschiedlichen Varianten kann eine individuell angepasste Anleitung erstellt werden oder eine, die alle Varianten umfasst.

Bei der Anleitung für das Auto entscheiden sich die Hersteller fast immer für die allgemeine Anleitung, in der alle Varianten beschrieben sind - unter anderem auch, weil die Varianten frei gewählt und kombiniert werden können. Hier macht die Masse den großen Unterschied aus.
Für Verbraucher ist es dabei nicht immer ganz einfach, die eigene Variante ausfindig zu machen.

Individuelle Anleitung

Eine individuelle Anleitung spiegelt die Qualität und Individualität Ihrer Produkte wider. Aber das kann ganz schön aufwändig sein.
Je komplexer die Varianten und Kombinationsmöglichkeiten sind, desto unübersichtlicher kann Ihr Dokumentenmanagement werden.

Die Kunden wissen den Aufwand allerdings zu schätzen. Sie sind zufriedener und finden genau die Informationen in der Anleitung vor, die sie benötigen. Das merken Sie als Hersteller vor allem an der sinkenden Zahl und steigenden Komplexität der Support-Anfragen. Mit der individuellen Anleitung kann der Kunde sich bei vielen Fragen selbst helfen.

Allgemeine Anleitung

Prinzipiell spricht nichts dagegen, mehrere Varianten in einer Anleitung aufzuführen – vorausgesetzt, sie sind eindeutig voneinander getrennt und als solche erkennbar.

Schwierig wird es beispielsweise, wenn nicht alle Varianten enthalten sind oder sie nicht eindeutig voneinander unterschieden werden können.
Im schlimmsten Fall bekommt der Kunde dann eine Anleitung, in der die Beschreibung für das gekaufte Produkt fehlt. Dies ist mit einem Sachmangel bzw. einem Fehler am Produkt gleichzusetzen.

Abgesehen davon ergeben sich zusätzliche Nachteile wie vermehrte Support-Anfragen und geringere Kundenzufriedenheit. Eventuell werden auch andere Mitarbeiter direkt von den Kunden kontaktiert, wenn sie diese z. B. von der Projektabwicklung kennen.

Metadaten als Lösung

Gerade bei Produkten, die nach einem Baukastensystem zusammengefügt werden können, ist die automatisierte Ausgabe einer individuellen Anleitung sehr gut durchführbar.
Dabei hält sich der Aufwand in Grenzen und kann vor allem langfristig reduziert werden.

Als Basis dient eine umfassende Anleitung, die alle Varianten enthält. Die verschiedenen Varianten und Extras werden anschließend mit Metadaten versehen.
Auf diese Weise wird die Anleitung strukturiert: Was? Wie? Wo?

Je nachdem, welche Varianten und Extras Ihr Kunde bestellt, kann die Anleitung mit Hilfe der Metadaten auf die notwendigen Informationen reduziert und individuell ausgegeben werden.

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Zu beachten ist, dass sich nicht jedes Tool für die Verarbeitung von Metadaten eignet. Mit MS Word beispielsweise können Sie diese Art von Dokumenten eher nicht verwalten.
Das bedeutet auch, dass Sie im ersten Schritt investieren müssen.
Eventuell muss ein entsprechendes Tool erst eingeführt werden. Die Dokumente müssen aufbereitet und migriert werden. Um die Metadaten einsetzen zu können, kann es außerdem notwendig sein die Anleitung strukturell zu überarbeiten.
Nur wenn die Anleitung mit einem entsprechenden Tool erstellt und verwaltet wird, die Metadaten treffend und sinnvoll vergeben werden, ergibt sich auf lange Sicht ein Vorteil.

Langfristig wird die automatisierte, individuelle Anleitung die Übersetzungskosten senken, den Pflegeaufwand reduzieren und Ihr Dokumentenmanagement übersichtlicher machen. Die Zufriedenheit Ihrer Kunden wird gesteigert und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter entlastet, denn diese können sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

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