Gute Produktdokumentation für die USA

Die Handbuch Experten zeigen die Besonderheiten bei der Produktdokumentation für die USA auf.

Immer öfter kommen Kunden mit dem Wunsch auf uns zu, Unterstützung bei Ihrer Anleitung für die USA zu erhalten. Denn die Herausforderung liegt darin, dass die Anforderungen sich im Vergleich zur EU deutlich unterscheiden. Auch die rechtlichen Folgen sind nicht zu unterschätzen. Wir haben bereits in einem Artikel zur Produkthaftung in den USA die Grundlagen zusammengefasst.

Rechtlicher Rahmen in den USA

Innerhalb der EU sind Produktanforderungen und Produkthaftung einheitlich geregelt. So beispielsweise auch in Deutschland über das Produkthaftungsgesetz.

In den USA gibt es dagegen keine einheitliche Rechtsgrundlage.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind weit gestreut. Es gibt unter anderem:

  • Allgemeine Sicherheitsvorschriften,
  • Bundesvorschriften (z. B. FDA für Nahrungs- und Arzneimittel),
  • Staatsgesetze,
  • Einzelstaatlichen Regelungen (50+1),
  • Vorschriften der Berufsgenossenschaften (je Bundesstaat),
  • Lokale Vorschriften.

Alle relevanten Vorschriften müssen bei der Entwicklung und der Technischen Dokumentation beachtet werden.
Auch sollte das Produkt alle 1 bis 2 Jahre auf neue oder geänderte Standards geprüft werden, damit das Produkt sowie die Anleitung immer auf dem aktuellen Stand bleiben.

Im Fall einer Klage müssen Unternehmen vor Gericht immer einer Jury gegenüber treten. Der oder die Richter sind meist nur "Schiedsrichter", die den ordnungsgemäßen Ablauf und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.
Die Laienjury entscheidet über das Urteil und bewertet die Argumente der beteiligten Parteien hauptsächlich nach "gesundem Menschenverstand". Das bedeutet auch, dass sie davon ausgehen eine Warnung wäre befolgt worden, wenn sie denn vorhanden gewesen wäre.
Am inflationären Gebrauch des Konjunktiv merkt man bereits, dass hier auch viel Spekulation im Spiel ist - im Zweifel für den Kläger.

Im Ernstfall bedeutet das allerdings, dass Unternehmen die Dienste von gut argumentierenden - und eben auch sehr teuren - Anwälten in Anspruch nehmen müssen. Denn sie müssen mit Ihren Argumenten vor allem überzeugen.

Hersteller orientieren sich genau wie die Gerichte an früher gesprochenen Urteilen, dem sogenannten "Case Law". Daraus ergibt sich, was eindeutig falsch ist und unbedingt vermieden werden muss. Aber gleichzeitig gibt es keine Vorgaben wie ein "100 % richtig" erreicht werden kann.

Im Schadensfall ist es in den USA üblich Unternehmen zu "Strafzahlungen" zu verpflichten. Deshalb wird fast immer aufgrund der hohen Entschädigungssummen geklagt - um etwas zu holen und nicht um "Recht" zu haben.
Schon lange versuchen Hersteller sich vor Klagen dieser Art vorab zu schützen, z. B. durch Hinweise auf dem Kaffeebecher "Caution! Contents Hot" (Vorsicht! Inhalt heiß).

Orientierungspunkte für Hersteller

Eine perfekte Anleitung für die USA als Gesamtheit gibt es nicht.
Die Umstände und der Anwendungskontext sind hier noch viel wichtiger als es in der EU bereits der Fall ist.

Ein guter Anhaltspunkt sind die Bewertungskriterien, die auch Gerichte zur Prüfung von Anleitungen heranziehen.

Die Qualität der Sprache bzw. Übersetzung werden ebenso bewertet wie der Aufbau der Handlungsanweisungen. Das bedeutet auch, dass kleinste Einzelschritte aufgelistet werden müssen, damit kein Raum für Misverständnisse bleibt.

Keinen Raum für Interpretationen und Misverständnisse lassen.
Eine gute Anleitung ist immer kurz gefasst, direkt und in leicht verständlicher Sprache verfasst. Marketingphrasen und verschachtelte Sätze sind in diesem Fall eher negativ zu sehen.

Eine Zielgruppenanalyse ist unerlässlich.
Das liegt zum einen daran, dass es keine Ausbildung im Sinne des deutschen Facharbeiters gibt. Es handelt sich oft um angelernte Kräfte, für die eine Anleitung idealerweise in US-Englisch und latein-amerikanischem Spanisch verfügbar ist. Zum anderen muss bei Consumer-Produkten immer vom niedrigsten Niveau ausgegangen werden.

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Anleitung für die USA

Eine genaue Zielgruppenanalyse sollte grundsätzlich vorgenommen werden. Denn die Anleitung muss für jeden Benutzer verständlich sein. Idealerweise wird auf Fachbegriffe und unnötig komplizierte Beschreibungen verzichtet. Alles, was nicht offensichtlich ist, muss erklärt werden.
Der Aufbau unterscheidet sich dabei in soweit von europäischen Bedienungsanleitungen, dass alle Schritte möglichst detailliert erklärt werden und zusätzlich von Abbildungen und Piktogrammen direkt neben dem Text begleitet werden.

Eine ausreichende Zahl an sinnvollen Sicherheitshinweisen ist natürlich ebenfalls zu berücksichtigen. Hier sollten Gefahren beschrieben werden, die nicht durch konstruktive Veränderung des Produkts vermieden werden konnten.

Es gibt einige Hinweise und Kriterien, nach denen man seine Anleitungen überprüfen sollte. Folgendes sind Kriterien für schlechte Anleitungen:

  • Hochgradig unverständliche Texte
  • Große Lücken und Löcher in den Beschreibungen
  • Direkte Übersetzung einer Anleitung für den europäischen Markt
  • Schlechte Übersetzung, z. B. Oxford bzw. British English statt US-English

Querverweise sollten in Anleitungen vermieden werden, um eine bessere Leserlichkeit zu ermöglichen. Zudem sollte ab 20 Seiten Umfang ein Inhaltsverzeichnis zu Beginn und ab 40 Seiten zusätzlich ein Stichwortverzeichnis am Ende der Anleitung eingefügt werden.

Hier noch einige Tipps, um die Verständlichkeit zu erhöhen:

  • Verwenden Sie kurze, klare Sätze.
  • Halten Sie die Sprache einfach und direkt.
  • Achten Sie auf die Einhaltung einer einheitlichen Terminologie.
  • Vermeiden Sie technische Zeichnungen.
  • Zeigen Sie in Abbildungen nur die relevanten Ausschnitte.
  • Verwenden Sie an den Kulturkreis angepasste Piktogramme und Einheiten, z. B. inch und pound.

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