Terminologie-Management – Bedeutung und Fallstricke

Die Handbuch Experten zeigen den Mehrwert eines Terminologie-Managements auf.

Die Handbuch Experten fragen ihre Kunden regelmäßig, ob es bereits festgelegte Terminologie im Unternehmen gibt. Meistens stellt sich heraus, dass diese Arbeit bisher für nicht notwendig erachtet wurde. Hier ein kleines Plädoyer, wie einfach und hilfreich eine festgelegte Terminologie die Qualität nicht nur in der Technischen Dokumentation steigern kann.

Terminologie-Management ist zunehmend ein Thema, nicht nur für die Technische Dokumentation. Dieses ist nicht nur für mehrsprachige Dokumentationen unerlässlich. Auch innerhalb einsprachiger Dokumente ist es wichtig Begriffe zu definieren und einheitlich zu verwenden. Besonders, wenn es mehrere Dokumente gibt, die entweder ähnliche Themen oder ähnliche Produkte beschreiben, hilft auch das dem Wiedererkennungswert und ist damit relevant für das Marketing und nicht nur die Technische Dokumentation.

Wie Sie Ihr Terminologie-Management sinnvoll organisieren ist von verschiedenen Faktoren abhängig.

Allgemeines rund um die Terminologie

Terminologie ist grundlegend die Menge der Begriffe eines Themas und verfügt zusätzlich über andere charakteristische Merkmale, etwa Phraseologie oder Grammatik.

Terminologie wird am besten digital und mehrsprachig verwaltet, z. B. in terminologischen Datenbanken. So entsteht ein kontrolliertes Vokabular, welches die Basis für eine konsistente Dokumentation und effiziente Übersetzungen ist. Die Regeln für die Terminologie sollten Sie in einem sogenannten Terminologie-Leitfaden zusammenfassen.

Wichtige Grundlagen für die Terminologie in der Technische Dokumentation sind in der Norm DIN 199 festgelegt.

Terminologie im Unternehmen

Im Unternehmen kann das Terminologie-Management bereichsübergreifend eingesetzt werden: von Konstruktion, Produktion über Vertragswesen, Verkauf und Marketing, bis hin zur technischen Dokumentation sowie Übersetzung. Das ist der Idealfall, wenn alle Abteilungen von Äpfeln sprechen und nicht Äpfel und Birnen vergleichen müssen.

Zusätzlich zur festen Definition der fachsprachlichen Benennung, Ordnung und Definition werden beim Terminologie-Management auch folgende Punkte berücksichtigt:

  • Festlegung ein- und mehrsprachiger unternehmensspezifischer Produktbenennungen, dies ist auch für die Corporate-Identity-Pflege unerlässlich
  • firmeninterne und firmenübergreifende Normung
  • terminologische Festlegungen im Zusammenhang mit gesetzlichen Auflagen wie Produkthaftung, Vertragsrecht, etc.
  • Festlegungen von Begriffen für Teilelisten etc., um Verwechslungen zu vermeiden und einen schnellen und genauen Zugriff zu ermöglichen
  • Umsetzung der Fachsprache in zielgruppengerechte Sprache, dies ist besonders für die Technische Dokumentation und das Marketing von Interesse
  • ein- und mehrsprachige Anpassung der sprachlichen (und kulturellen) Erfordernisse zur Globalisierung bzw. Lokalisierung von Vorgängen und Dokumentationen

Vorgehen

Es sind viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, um ein effizientes Terminologie-Management zu generieren.

Um hier wirklich alles zu beachten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  • Ist-Zustand bestimmen
  • Wortschatz bestimmen
  • Terminologie-Tool definieren und Begriffe festhalten
  • Terminologie in allen Dokumenten einheitlich verwenden
  • Pflege der Terminologiedatenbank

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Ist-Zustand der Terminologie bestimmen

Als Erstes eruieren Sie, welche Terminologie aktuell im Unternehmen verwendet wird. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden für den selben Begriff unterschiedliche Termini verwendet werden. Erfassen Sie in diesem Schritt auch bereits vorhandene Übersetzungen zu den Begriffen.

Wortschatz definieren

Anschließend gilt es die Begriffe zu evaluieren und festzulegen. An diesem Schritt müssen Vertreter aus allen Abteilungen teilnehmen, um Hürden für das spätere einheitliche Anwenden zu reduzieren. Es ist wichtig, dass Sie hierbei auf klare Strukturen und Deutlichkeit achten. Gegebenenfalls können Sie in diesem Schritt auch vorhandene Übersetzungen der Begriffe festlegen.

Terminologie-Tool definieren und Begriffe festhalten

Als nächstes speichern Sie die neue Terminologie in einer Terminologiedatenbank. Diese sollte später für alle Mitarbeiter zugänglich sein.

Beachten Sie bei der Auswahl, dass das Terminologie-Tool nicht zu starr ausgelegt ist. Zudem müssen die Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sein, um später eine effiziente Pflege der Datenbanken zu garantieren.

Einheitliche Nutzung der Terminologie

Anschließend ist es hilfreich, wenn jeder Mitarbeiter über die neue festgelegte Terminologie Bescheid weiß und das Terminologie-Tool bedienen kann, ggf. sollte eine kleine Schulung erfolgen.

Nun muss die einheitliche Terminologie "nur noch" von allen Abteilungen und ggf. den zugehörigen Dienstleistern, wie Übersetzern, verwendet werden. Gerade im bei Übersetzungen ist es wichtig, dem Übersetzer die Terminologie zur Verfügung zu stellen. So kann der Übersetzungsaufwand und dementsprechend die Kosten auf lange Sicht reduziert werden - und das bei steigender Qualität.

Pflege der Terminologie-Datenbank

Um die Terminologie auf dem neuesten Stand zu halten, müssen Sie die Terminologie-Datenbank dauerhaft gepflegt. Begriffe können überarbeitet werden, veraltete Benennungen können gelöscht werden und neue Definitionen können eingefügt werden. So wird garantiert, dass die Mitarbeiter stets auf die aktuelle Terminologie zurückgreifen.

Idealerweise wird ein / werden mehrere Terminologie-Verantwortliche bestimmt, die dann einheitlich diese Werte pflegen und Neuerungen an alle Kollegen weitergeben können - die auch bei strittigen Fragen um Rat gefragt werden können.

Motivieren Sie Ihr Mitarbeiter dementsprechend die Terminologie fortwährend zu nutzen und aktiv zur Aktualität beizutragen. Deswegen ist es wichtig diesen langfristigen Prozess in die Unternehmensstrukturen einzubinden und stetig zu verbessern. Vielleicht machen Sie ein regelmäßiges Gewinnspiel mit kniffligen terminologischen Fragen? Oder Sie lassen Ihre Mitarbeiter gemeinsam überlegen, wie die Terminologie am besten gefestigt werden kann.

Mit Hilfe unternehmenseinheitlicher Termini können auch interne "Reibereien" leicht abgebaut werden, wenn endlich alle wissen, ob sie nun von Äpfeln oder Birnen reden und was damit gemeint ist. - Und Ihr Kunde wird es Ihnen auch danken, wenn er – unabhängig mit welcher Person er in Ihrem Unternehmen gerade spricht - eine verständliche Antwort erhält, weil alle "die gleiche Sprache" sprechen.

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