Tipp: Nutzen Sie als Technischer Redakteur ein DMS
Dokumentenmanagement mit Hilfe von Software erleichtert Technischen Redakteuren die tägliche Arbeit.
Der Technische Redakteur hat viele Dokumente, die er verwalten und vor allem leicht wiederfinden muss. Das ist einfach mit einem Dokument Management System (DMS). DMS ist aber weit mehr als nur eine digitale Archivierung. Ganze Abläufe können entwirrt, elektronisch abgebildet und besser und effektiver abgearbeitet werden. Zudem reicht die Möglichkeit bis hin zu Automatismen der Erkennung und automatischen Kategorisierung von täglich anfallenden Informationen. Auch die Reduktion manueller Arbeit für den Technischen Redakteur und damit Reduktion von Fehlerquellen wird ermöglicht.
Die Analyse
Nicht jedes Unternehmen ist für digitale Verarbeitung geeignet, nicht für jedes Unternehmen ist der Vorteil messbar und nicht immer sind Vorteile leicht sichtbar. Deshalb ist eine Analyse des Unternehmens, der Prozesse und der jetzigen Aufgaben und jetzigen Aufwendungen immer der erste und wichtigste Schritt für den technischen Redakteur.
Prinzipielle Eignung für DMS
- Es muss jemand vorhanden sein, der sich mit EDV auskennt, zu dem Sie Vertrauen haben und der für Sie gut erreichbar ist - zum Beispiel ihr Technischer Redakteur.
- Die Suche nach Dokumenten ist ein Problem für Sie, weil es zu oft passiert und zu viel Zeit kostet.
- Minimale EDV-Infrastruktur sollte vorhanden sein, wie neuere PC's, Netzwerk, mittelgroße bis große Bildschirme, Email-Kommunikation und Internetanschluss, Firewall und Virenabwehr.
- Die Menge der täglich anfallenden und zu erfassenden Informationen/Seiten sollten bekannt sein.
- Ihre Kosten und Anstrengungen, Papier zu lagern und sicher aufzubewahren sind nicht unbedeutend.
Welchen Nutzen
- Der Nutzen, den eine Einführung eines DMS bringen kann, sollte in Geldwert angegeben werden können. Dazu gehören Einsparungen von Kosten aus verschiedenen Sichtweisen: Erhöhung von Termintreue durch elektronische Kontrolle von Abläufen, schnelleres Finden, Steigerung der Effizienz (nur einmaliges "Anfassen" einer Information), mehr Know-how und Wertschöpfung aus Informationen anderer Mitarbeiter, und vieles mehr. Ein DMS Berater kann hier mit seiner Erfahrung eine Berechnung zugrunde legen, die Sie vor Fehlinvestitionen schützt.
- Der Nutzen ist teilweise sehr individuell. Die einen können durch elektronische Abläufe und weniger Doppelarbeit bei gleichem Personal mehr Aufträge bearbeiten, andere sparen Räume und Miete, Zeit beim Finden, Geld beim pünktlichen Bezahlen durch Skonto-Möglichkeiten (elektronische automatische Erinnerung der Bezahlung), automatisiertes Erfassen von Dokumenten mit optischer Erkennung (OCR) und Barcodemöglichkeiten, automatisierte Erstellung und Erfassung/Archivierung von täglich anfallenden Daten zur Qualitätssicherung aus Produktion, Verwaltung, Forschung und anderen Bereichen.
- Nutzen aus bisher unbekannten Möglichkeiten. Digitale Mobilität aller Unternehmensdaten. Zugriff und Steuerung von Informationen z.B. über Smartphones, Verlagerung des Erfassungsaufwandes direkt an den Endkunden (automatische Auswertung von Formularen). Nutzen digitaler Signatur und rechtlicher Unveränderbarkeit von Dokumenten, etc…
Welche Kosten
- Kosten für Analysen
- Zeit für Selektierung der besseren Angebote und Pilotprojekt
- Lizenz-Kosten für Software
- Kosten für Equipment (Scanner, Backup Systeme, etc…)
- Kosten für individuelle Anpassungen (Customizing) an unternehmensspezifische Anforderungen mit dem Ziel ein bisher konventionelles aufwendiges Verfahren einfacher und effektiver zu gestalten, elektronisch abzubilden.
- Kosten für mindestens einen EDV-Ansprechpartner im eigenen Unternehmen
Welches Equipment
- EDV-Grundausstattung ist ein Netzwerk und mindestens ein Server, der Tag und Nacht erreichbar ist.
- Digitalisierungsgeräte wie Scanner, Faxe, Digitalkameras, vom DINA3 Flachbettscanner bis zum Hochgeschwindigkeitsscanner und dazugehöriges Zubehör und Redundanzen.
- Datensicherungsequipment in stabiler, möglichst redundanter und räumlich getrennter Ausführung.
- Große Bildschirme und schnelle PCs zum angenehmen und sicheren Arbeiten.
- Speicher für Langzeitarchivierung digitaler Information
Welche Risiken
- Hohe Systemkomplexität kann zu höheren Stillstandszeiten führen, wenn beim Design nicht mit genügend Erfahrung herangegangen wird.
- Der Projektstart kann sich nach hinten hinausschieben. Einsparungen treten später als erwartet ein.
- Akzeptanzprobleme bei manchen Mitarbeitern können zu Reibungsverlusten und verzögerten Einsparungen führen.
- Beim Anbieter-Auswahlverfahren nicht gründlich genug hinterfragt und getestet zu haben, kann teure Erfahrungen mit sich bringen.
Die Entscheidung
Alles in Allem sollte der Nutzen höher sein als Aufwendungen und Risiken. Obige Punkte helfen dabei, sich Klarheit über den Nutzen, den Aufwand und die möglichen Risiken zu verschaffen. Dafür gibt es inzwischen auch genügend gut qualifizierte und erfahrene DMS-Berater, die Sie bestens bei der Auswahl und Einführung eines Dokument Management Systems unterstützen.