Tipps für die Auswahl des passenden Redaktionssystem

Die Einführung eines Redaktionssystems ist kein Schnellschuss. Das beginnt schon mit der Auswahl, welches der vielen Redaktionssysteme das passende für Ihr Unternehmen ist.

Schwierigkeiten bei der Auswahl

Es gibt unzählige Redaktionssysteme mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Funktionen.
Je intensiver Sie sich mit seinen spezifischen Anforderungen im Vorfeld beschäftigen, desto verlässlicher kann das richtige Redaktionssystem gefunden werden und desto erfolgreicher gelingt die Einführung.

Tipps für die Auswahl

Basis für die Auswahl des passenden Redaktionssystems ist die Definition der Anforderungen.

Um hier wirklich alles zu beachten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Ist-Zustand eruieren

Hierbei muss der gesamte Dokumentations-Prozess betrachtet werden.

  • Welche Dokumente werden aktuell erstellt?
  • Welche Inhalte sind immer gleich und welche werden individuell angepasst?
  • Wie laufen Versionierung und Übersetzung der Dokumente ab?
  • Wie werden Grafiken bearbeitet und eingebunden?
  • Welche Ausgabeformate gibt es?
  • Wie viele Redakteure gibt es, welche Arbeiten werden von wem erledigt?
  • Welche Grenzen und Schwächen hat das aktuelle System?

Soll-Zustand definieren

Die Einführung eines Redaktionssystems ist nicht nur einfaches Umsetzen der aktuellen Dokumentation in ein neues Softwaretool, sondern bietet die Chance, den gesamten Dokumentations-Prozess zu optimieren.
Es muss grundlegend überlegt werden, wie die Dokumentation in Zukunft erfolgen soll.

  • Können die vorhandenen Dokumente / Inhalte importiert werden?
  • Soll das Redaktionssystem lokal auf den Rechnern oder Arbeitsplatzunabhängig im Browser arbeiten?
  • Wie erfolgt die Benutzer- und Rechteverwaltung?
  • Sollen das Layout und die Vorlagen von den / allen Redakteuren angepasst werden können?
  • Welche zusätzlichen Funktionen / Verbesserungsvorschläge wünschen sich Redakteure, Projektleiter und Kunden?
  • Wie sollen Versionierung und Übersetzung erfolgen?
  • Ist eine modulare Verwaltung von Inhalten notwendig?
  • Wie soll die Qualitätssicherung z. B. durch Rechtschreibprüfung und Terminologie erfolgen? Gibt es weitere Kriterien für die Qualitätssicherung?
  • Was sind die gewünschten Ausgabeformate für Druckmedien und Online?
  • Welche Schnittstellen sind notwendig (Dienstleister, Druckerei, Übersetzer)?
  • Ist ein revisionssicherer Workflow möglich?

Anforderungen zusammenfassen

Fassen Sie anhand des Ist- und Sollzustands Ihre Anforderungen zusammen.
Zudem sollten Sie folgende Themen / Fragen berücksichtigen:

  • Ist die Benutzeroberfläche bedienerfreundlich?
  • Werden alle Anforderungen von dem Redaktionssystem erfüllt?
  • Wie und wo werden die Daten gespeichert?
  • Welche Kosten fallen einmalig und regelmäßig an?
  • Wie erfolgen Updates und Anpassungen an den Vorlagen bzw. dem System?
  • Gibt es umfassende Such- und Filterfunktion sowie Verknüpfungen, um das Auffinden von Inhalten bzw. Dokumenten sicherzustellen?
  • Wie erfolgt die Implementierung des Redaktionssystems? Wie laufen die Redakteursschulungen und der Support ab?

Basierend auf den Analysen und Anforderungen können Sie unterschiedliche Redaktionssysteme miteinander vergleichen und das passende auswählen.

Gern unterstützen wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten Redaktionssystems.

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