Mit unserer Assistentin Afasy erstellen Sie Ihre Dokumentation "Absolutely fast and easy"

Sie haben Produktgruppen, die Sie idealerweise in einem Dokument verwalten möchten? Und dann würden Sie gerne auf Knopfdruck oder sogar ohne Knopfdruck die zum individuellen Produkt passende Dokumentation generieren?

Dann ist Afasy Ihre ideale Begleiterin. Sie wurde speziell von den Handbuch Experten entwickelt, damit Ihre Auftragsabwicklung automatisiert Dokumente generieren kann.

Afasy wurde geschaffen, um Menschen zu helfen, alltägliche Dokumentations-Probleme zu lösen: Sie kann Informationen aus Ihrer Datenverwaltung, z. B. Ihrem CRM (Customer Relationship Management), empfangen, weiterverarbeiten, in Dokumente einbringen und daraus die maßgeschneiderten Unterlagen für Ihr Produkt erstellen.

Maßgeschneiderte Anleitungen bei individuell konfigurierbaren Produkten

Exakt passende Varianten-Dokumentation für Baukasten-Produkte
Exakt passende Varianten-Dokumentation für Baukasten-Produkte

Ihr Unternehmen produziert Produkte nach einer Art "Baukastensystem". Wenn man es genau nimmt, passen Sie jedes Produkt individuell an, es basiert auf einem festen Grundstock. Und von diesem Grundstock ausgehend können Ihre Kunden entweder diverse Varianten auswählen oder Extras dazu kaufen. Oder Sie entwickeln individuell noch etwas dazu.

Am liebsten würden Sie, um die Qualität Ihrer Produkte auch in der Anleitung widerzuspiegeln, genauso individuelle Anleitungen erstellen, wie Sie Produkte verkaufen. Aber das kann ganz schön aufwändig sein.

Wie können wir Ihnen helfen & wo ist Ihr Nutzen?

Wir unterstützen Sie dabei, automatisiert individuelle Anleitungen zu generieren.

  • Zufriedenere Kunden, weil sie genau die Informationen vorfinden, die sie benötigen. Nicht mehr und nicht weniger.
  • Geringerer Support-Aufwand durch weniger Nachfragen Ihrer Kunden.
  • Weniger Aufwand für Ihre Mitarbeiter, die bisher durch Kunden-Fragen von ihrer tatsächlichen Arbeit abgehalten wurden.
  • Die Qualität Ihrer Produkte spiegelt sich in der Anleitung wider.
  • Sie haben die individuellen Anleitungen immer dort abgelegt, wo Sie sie wieder finden wollen. So kann auch der Support im Ernstfall schnell darauf zugreifen.

Die Basis: eine umfassende Anleitung

Sie sind bestrebt, Ihre Anleitungen so zu erstellen, dass möglichst alle Informationen so allgemein gehalten werden, dass sie für alle Produkte zutreffen. Der Haken dabei ist, dass die Anleitungen nicht individuell auf das Produkt zugeschnitten sind und Ihre Kunden sich Informationen ggf. über den direkten Kontakt zu Ihren Mitarbeitern verschaffen. Das ist teuer – zum Einen, weil die Kundenzufriedenheit sinkt, zum Anderen, weil Ihre Mitarbeiter von der eigentlichen Arbeit abgehalten werden.

Deshalb haben Sie darüber nachgedacht, einfach alle Informationen zu Ihrem eigentlichen Serienprodukt in die Anleitung zu schreiben, ähnlich wie beim Auto. Doch Sie wissen: der Effekt ist sehr ähnlich zum ersten Fall.

Wir bieten Ihnen eine Alternative, welche Sie die Informationen mit möglichst wenig Aufwand pflegen lässt. Und trotzdem alle notwendigen Inhalte passend zum Produkt bereitstellen lässt.

Als Basis ist dazu eine umfassende Anleitung notwendig. Diese kann unterschiedlichste Inhalte haben:

  • Basisausstattung
  • Varianten, die alternativ von Ihrem Kunden auswählbar sind
  • Extras, die von Ihrem Kunden zur Basisausstattung dazu gekauft werden
  • Verschiedene Sprachen

Für jedes Produkt: nur individuelle Ausschnitte der gesamten Anleitung notwendig

Wenn Sie jetzt optimal zum bestellten Produkt Ihres Kunden die Anleitung bereitstellen wollen, brauchen Sie evtl. einige Teile der umfassenden Anleitung nicht.

Eine Möglichkeit: die Anleitung haben Sie manuell für jeden Kunden angepasst und abgelegt. Zum Beispiel indem Sie Teile aus verschiedenen vorhandenen Anleitungen zusammenkopiert haben und diese ggf. um neue Inhalte ergänzt haben.

Oder Sie haben versucht, die "üblichen" Zusammenstellungen mit einigen Abweichungen zur tatsächlichen Bestellung zusammenzufassen. Und sind hier wieder einen Schritt weiter entfernt von der perfekten Anleitung zu Ihrem Produkt.

Vielleicht haben Sie sogar schon analysiert, wo Ihre Produkte und die Daten Ihrer Anleitungen individualisiert werden sollten.

  • Welche Inhalte müssen tatsächlich überall enthalten sein?
  • Welche Inhalte sind Varianten-bedingt?
  • Welche Inhalte müssen bei Extras hinzugefügt werden?
  • Gibt es mehrere Sprachen, die zu berücksichtigen sind?

Falls Sie dazu Unterstützung wünschen, können Sie sich auf unsere Expertise verlassen.

Jetzt kostenloses Angebot zur Varianten-Dokumentation anfordern!

Erfolgsformel = Ihre Daten einmal erfasst + mehrfach genutzt

Ihr Kunde bestellt ein für sich zugeschnittenes Produkt aus Ihrem Baukasten. Damit Sie dieses herzustellen können, sind irgendwo die Daten der Kundenbestellung erfasst, die Ihrer Fertigung verraten, was zu tun ist.

Genau diese Daten können wir nutzen, um automatisch Ihre umfassende Anleitung soweit anzupassen, dass exakt die Inhalte auftauchen, die Ihr Kunde für sein individuelles Produkt benötigt.

Dazu sind ein paar Schritte notwendig:

  • Umfassende Anleitung ist vorhanden und aktuell
  • Individuell konfigurierbare Produktteile (Extras) sind in der Anleitung entsprechend ausgezeichnet
  • Die Bestell-Daten Ihres Kunden enthalten alle notwendigen Informationen für das Produkt
  • Unsere Assistentin Afasy hat Zugriff auf die umfassende Anleitung, die Bestelldaten und Ihre Ablagestruktur

Gerne unterstützen wir Sie dabei, diese Schritte zu gehen.

Und dann kann alles ganz schnell gehen. Noch während Sie produzieren, erstellt Afasy die passende Anleitung.

  • Bestelldaten werden übermittelt
  • Passende Inhalte werden ausgewählt
  • Automatisch wird z. B. ein PDF generiert (oder sonstiges Datei-Format) mit der exakt passenden Anleitung zum Produkt
  • Passende Anleitung wird an einem definierten Speicherort abgelegt