Warum man einen CE-Beauftragten braucht
Muss ein Unternehmen einen CE-Beauftragten haben? Und was macht eigentlich ein CE-Beauftragter?
Kurz und knapp: Es ist gesetzlich nicht gefordert, einen CE-Beauftragten zu beschäftigen.
Beispielsweise fordert die Maschinenrichtlinie lediglich die namentliche Benennung einer autorisierten Person, die für die Zusammenstellung der Technischen Dokumentation verantwortlich ist. Hierbei muss es sich aber nicht um einen Mitarbeiter handeln, der eine besondere Position im Unternehmen einnimmt.
Trotzdem könnte es sinnvoll sein, sich für einen CE-Beauftragten zu entscheiden.
Unternehmen haben viele Spezialisten in ihrem Team, z. B. Ingenieure, Designer und Software-Entwickler. Gleiches gilt für Datenschutzbeauftragte, Arbeitsschutzbeauftragte und Gleichstellungsbeauftragte.
Diese Mitarbeiter haben spezielle Kenntnisse für ihre Tätigkeiten und kümmern sich um die Einhaltung, Durchführung und den reibungslosen Ablauf bei der Umsetzung gesetzlicher Vorschriften.
Ein CE-Beauftragter erfüllt eine ganz ähnliche Funktion.
Er klärt die gesetzlichen Anforderungen an Entwicklung und Fertigung von Produkten. Er / sie weiß genau, warum, wann und wo die CE-Kennzeichnung angebracht werden muss - und vor allem, wann sie nicht angebracht werden darf.
Abhängig vom jeweiligen Produkt und seinen Eigenschaften, kann es schwierig sein, diese Fragen richtig zu beantworten.
Schwierigkeiten im Alltag
Nicht selten wirft ein Kunde erstmals Fragen nach dem CE-Kennzeichen auf, wenn er die EU-Konformitätserklärung von seinem Lieferanten für ein Zukaufteil verlangt.
Im Idealfall gibt es dann einen CE-Beauftragten, der sich um diese Belange kümmert, offene Fragen beantwortet und notwendige Dokumente beschafft.
Leider sieht die Realität häufig anders aus.
Wenn das Thema "CE" aufkommt und ein Bevollmächtigter benannt werden soll, wird oft ein beinahe zufällig ausgewählter Mitarbeiter zum "CE-Beauftragten".
Dieser hat dann aber weder die notwendige Unterstützung, noch die erforderlichen Befugnisse innerhalb des Unternehmens.
Die Folge davon ist, dass im Schadensfall die Versicherungsdeckung entfällt und das Unternehmen die volle Verantwortung tragen muss. Die Konsequenzen können unter anderem strafrechtlicher Natur sein und sind nicht zu unterschätzen.
So klappt es richtig: Was kann ein CE-Beauftragter für Sie leisten?
Ein CE-Beauftragter ist nur wertvoll für Sie, wenn er seiner Tätigkeit auch in vollem Maße nachgehen kann. Deshalb benötigt er bestimmte Befugnisse und die Unterstützung seiner Kollegen. Denn es leuchtet sofort ein, dass eine einzelne Person in der heutigen Arbeitswelt unmöglich den Überblick über alle Dokumente und Informationen behalten kann, die es zur Produktpalette eines Unternehmens gibt.
Deshalb kann der CE-Beauftragte wertvolle Unterstützung bieten und ist die Schnittstelle zwischen allen Beteiligten.
Begleitung und Beratung
- Der CE-Beauftragte ist immer auf dem aktuellen Stand. Er kennt beispielsweise Verfahren, die sich bereits in der Praxis bewährt haben. Er ist über Änderungen / Erweiterungen relevanter Normen informiert, auch wenn sie noch nicht in die aktuell gültigen Normen aufgenommen wurden.
- Er kann während des kompletten Lebenszyklus des Produkts beraten, von der Entwurfsphase bis zur Entsorgung.
- Anpassungen der EU-Konformitätserklärung und der Risikobeurteilung gehören ebenfalls zu seinem Aufgabengebiet. Damit entlastet er Konstrukteure und Entwickler von zusätzlichen Recherchen und hilft darüber hinaus dabei, Anforderungen zu spezifizieren.
Spezifische Richtlinien- und Normenrecherche
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen stellen die Grundlage der Konstruktion und Entwicklung dar.
Der CE-Beauftragte stellt fest, welche Richtlinien auf das jeweilige Produkt zutreffen und empfiehlt geeignete harmonisierte Normen.
Koordination der internen und externen Stellen
Bei der Produktentwicklung sind viele Abteilungen in den Prozess eingebunden. Vertrieb und Konstruktion, Lieferanten und Montage - eventuell muss auch eine benannte Stelle mit einbezogen werden.
- Der CE-Beauftragte koordiniert die internen und externen Beteiligten, um einen reibungslosen und termingerechten Ablauf zu ermöglichen.
- Wenn eine benannte Stelle hinzugezogen werden muss, übernimmt der CE-Beauftragte die notwendige Kommunikation und Terminplanung.
Verwaltung und Aufbewahrung der Technischen Dokumentation
Die Technische Dokumentation muss zusammengestellt, aber vor allem systematisch und (idealerweise sofort) greifbar aufbewahrt werden. Denn auf Anfrage der Marktüberwachung stehen Sie als Hersteller / Importeur in der Pflicht, die kontrollierte Produktentwicklung mit der Dokumentation nachzuweisen.
- Der CE-Beauftragte verwaltet die Technische Dokumentation und ist Ansprechpartner für offizielle und kundenspezifische Anfragen.
Erstellung der EU-Konformitätserklärung
- Der CE-Beauftragte verfasst auch die EU-Konformitätserklärung produktspezifisch.
- ABER: Unterschreiben darf die EU-Konformitätserklärung nur ein Vertreter, dem diese Zuständigkeit übertragen worden ist, z. B. der Geschäftsführer oder ein anderer Vertreter mit Prokura. Die Unterschrift muss rechtsverbindlich sein.
Intern eine Stelle schaffen oder extern einkaufen?
Gerade für kleinere Unternehmen lohnt es sich meist nicht, einen Mitarbeiter für die Aufgaben eines CE-Beauftragten einzuteilen.
Häufig sind die vorhandenen Ressourcen bereits ausgelastet und der CE-Beauftragte kann deshalb sein Wissen nicht kontinuierlich auf den aktuellen Stand bringen. Veraltetes Wissen kann gefährlicher sein als gar kein Wissen.
Oder es rechnet sich nicht, für ein solches "Randthema" eine/n neue/n Mitarbeiter/in einzustellen.
Im einfachsten Fall möchte niemand freiwillig die Aufgabe des CE-Beauftragten übernehmen.
Es kann hilfreich und entlastend sein, sich für eine externe Unterstützung zum Thema CE zu entscheiden.
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