Form der Dokumentation

Die Handbuch Experten beantworten Ihre Fragen zur Form der Dokumentation, z. B. ob die Anleitung in Papierform ausgeliefert werden muss oder nur digital vorliegen darf.

Nur physisch, nur digital, oder beides?

Viele Redakteure stellen sich die Frage, ob eine Anleitung mit dem Produkt in Papierform ausgeliefert werden muss oder ob diese auch nur digital zur Verfügung gestellt werden darf. Unglücklicherweise gibt es zu diesem Thema noch keine eindeutigen Gesetze und Regelungen.

In der Praxis werden sehr oft beide Formen beigelegt, meistens als Handbuch plus Datenträger oder ein Handbuch wird zusätzlich online zur Verfügung gestellt.

Teilweise legen Hersteller nur eine gedruckte Kurzanleitung bei und die vollständige Anleitung steht digital oder online zur Verfügung. Wird die Anleitung online als PDF-Datei bereitgestellt, hat der Nutzer die Möglichkeit des Downloads, um sich die Anleitung gegebenenfalls selbst auszudrucken.

Was sagen Normen und Richtlinien?

Einige Normen und Richtlinien machen zur Form der Anleitung gar keine Aussagen, andere Quellen liefern unklare oder mehrdeutige Aussagen. Hier ist sicher viel Nachholbedarf vorhanden.

Die ausschließlich digitale Anleitung gilt als problematisch, weil der Nutzer ein Gerät benötigt und dieses nicht immer verfügbar ist, z. B. bei im Freien betriebenen Produkten. Es gilt auch als Zumutung, dass ein Nutzer bei jedem Problem seinen Rechner in Betrieb nehmen muss.

Bei der Interpretation der Maschinenrichtlinie geht man im Allgemeinen von einer Anleitung in Papierform aus. So erlaubt beispielsweise die EN ISO 12100-2 in Abschnitt 6.5.3 e) die Beigabe von elektronischen Dokumenten, wenn die Sicherheitsinformationen in gedruckter Form bereitgestellt werden.

Bei der EMV-Richtlinie gibt es hierzu auch im Leitfaden zur EMV-RL 2004/108/EG eine recht eindeutige Stellungnahme:

"Als Grundsatz gilt für die Dienststellen der Kommission, dass der Endnutzer anhand der Informationen des Herstellers in der Lage sein muss, das Gerät ohne weitere Maßnahmen seinerseits zu nutzen. […] Der Endnutzer hat uneingeschränkt Anspruch darauf, ein Gerät, das er ohne weitere Pflichten (wie zum Beispiel Zugang zum Internet) erworben hat, rasch und einfach nutzen zu können."

Allgemeine Lösung

Bei den Normen und Richtlinien fällt auf, dass in den seltensten Fällen eine Angabe zur Form der Anleitung gemacht wird. Hier wirkt es selbstverständlich, dass eine Anleitung gedruckt wird. Alternativen scheinen in der Zeit der Erlassung der Richtlinien nicht in Betracht gezogen worden zu sein. Eine Anleitung auf Datenträger oder online, wobei meistens die PDF-Version zum Download gemeint ist und damit keine echte Onlineversion darstellt.

Wer jedoch eine Software erwirbt oder ein über Webbrowser konfiguriertes Gerät, ist dagegen kaum an einer gedruckten Anleitung interessiert und wird diese auch gar nicht wollen. Hier ist eine rein digitale Anleitung somit durchaus sinnvoll.

Entscheidend ist, dass wie auch immer das Medium beschaffen ist, sämtliche Informationen und vor allem die Hinweise zur Sicherheit vollständig und einfach zu finden sind.

Sicherheit

Es gibt aber auch die Meinung, dass es vertretbar sei, nur die wirklich sicherheitsrelevanten Aspekte auf Papier zu liefern. Das ist aber nicht ganz unproblematisch. So kann es leicht passieren, dass etwas bei der Zusammenstellung der Sicherheitshinweise vergessen wird. Manche Gefahren ergeben sich eventuell auch erst aus einer falschen Bedienung. So genügt es dann nicht, wenn der Nutzer nur die Sicherheits- und Installationshinweise gedruckt erhält.

Es kann von Fall zu Fall durchaus sein, dass die Beigabe von Sicherheitshinweisen auf Papier genügt, allerdings ist das eher eine haftungsrelevante Überlegung und keine, die dem Nutzer dient. Denn dieser liest solche Hinweise sowieso nur ungern - wenn überhaupt - und wenn er dann doch den Rechner hochfahren muss, um Informationen zum Produkt zu bekommen, ist das eine zu hohe Hürde.

Neue Entwicklungen

Eine Befragung der tekom ergab, dass der Anteil der Unternehmen, die ihre Dokumentationen auf Papier ausliefern, immer noch sehr hoch ist. Als wesentlichen Grund dafür wurden hier rechtliche Vorgaben genannt. Auch vertragliche Gründe spielen eine große Rolle.

Weil der Druck von Anleitungen jedoch ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist, versuchen zunehmend mehr Unternehmen von diesem Medium zugunsten digitaler Medien wegzukommen.

Ein Vorteil von Onlinehandbüchern ist zudem die leichte Änderbarkeit und Pflege, auch mehrerer Versionen und Varianten.

Online-Hilfe als Alternative?

In der Untersuchung der tekom wird als ein wichtiger Schritt in der Entwicklung zur papierlosen Anleitung die mobile Dokumentation genannt. Hier könnten durchaus zukünftig mehr Möglichkeiten genutzt werden. So ist es durchaus vorstellbar, dass ein Nutzer die Anleitung für eine Digitalkamera als PDF-Datei oder in Form einer App auf sein mobiles Gerät lädt und dort quasi im Westentaschenformat verfügbar hat. Die Hürde, dieses Medium zu nutzen, ist nicht so hoch, wie z. B. bei einem Datenträger, der ein stationäres Gerät benötigt.

Fazit

Die Möglichkeiten mobiler Dokumentation sind längst nicht ausgeschöpft. Allerdings hat sie eigene Gesetzmäßigkeiten, die in der Branche zum Teil erst noch etabliert werden müssen. Was z. B. Usability angeht, kann eine mobile Dokumentation nur punkten und auf Akzeptanz stoßen, wenn sie entsprechend aufbereitet ist und der Nutzer das findet, was er sucht und das auch noch in einer für ihn akzeptablen Zeit.

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