Sie wollen Ihre Technische Redaktion kultivieren?
Holen Sie das beste aus Ihrer Redaktion raus – für noch mehr Kundenzufriedenheit bei Ihren Instruktionen! Profitieren Sie von unserer Erfahrung im Bereich der Technischen Dokumentation und lassen Sie Ihre Redaktion mit frischem Wind von außen beflügeln.
Mit diesen Kunden durften wir bereits zusammenarbeiten
Was wir tun, wenn wir Ihre Redaktion unterstützen
Finden Sie geeignete Tools, um Ihre redaktionellen Ergebnisse zu optimieren
Die Technische Dokumentation ist in Ihrem Haus ein immer größer werdender Kostenfaktor? Die Anzahl der Dokumente wächst Ihren Mitarbeitern übern den Kopf? Und jeder hat irgendwo Zuarbeiten abgelegt, die aber nicht immer gefunden werden und im schlimmsten Fall zu spät an Ihren Kunden gehen?
Dann ist es Zeit, Ihre Prozesse zu analysieren und mit geeigneten Tools Ordnung zu schaffen. Dabei können Sie verschiedene Varianten, Sprachen oder auch Ausgabeformate mit diversen Tools abdecken. Wir haben festgestellt, dass die Auswahl des geeigneten Tools viel Zeit und noch mehr Gedanken kostet. Nutzen Sie unsere Systematik bei der Abfrage der wichtigsten Kriterien für eine Vorauswahl und unsere Unabhängigkeit von spezifischen Tools, um das beste Werkzeug für Ihre Redaktion zu finden.
So können künftig Ihre Ressourcen die relevanten Informationen besser finden, arbeiten nicht mehrfach am selben Thema und die Qualität Ihrer Dokumente steigt spürbar. Am Ende profitieren davon auch Ihre Kunden – von besseren, einheitlicheren und leichter verständlichen Anleitungen, was zum Schluss alle Beteiligten glücklich macht.
Standardisieren Sie Ihren Dokumentations-Prozess mit einem Konzept
Immer wieder ist unklar, welche Teile der Produktinformation von wem, in welchem Format für welchen Zweck gebraucht werden? Und was für den Kunden am Ende ausgeleitet werden soll, ist auch immer wieder Grund für Diskussionen?
Schluss damit! Legen Sie mit einem Dokumentations-Konzept genau fest, wer welche Informationen wohin liefert, in welcher Qualität das geschieht und wie die Verarbeitung der Informationen zu einheitlichen, gut verständlichen in Ihrer Redaktion passiert. So weiß jeder, was er leistet, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit Ihren Produkten zu garantieren.
Gemeinsam klären wir, welche Schritte für die Erstellung der Technischen Dokumentation für Ihre Produkte notwendig sind und wie der Prozess aussehen muss, damit die Benutzerinformation am Ende ihrer Pflicht nachkommt: den Benutzern Ihrer Produkte die wichtigen und relevanten Informationen zu liefern, damit Ihr Produkt sicher, effektiv und effizient genutzt werden kann. Profitieren Sie dabei von unserer systematisierten Vorgehensweise und dem Input aus tausenden Doku-Projekten, damit Sie auch an alles gedacht haben und künftig Ihre Doku wie am Schnürchen läuft.
Durch klare Vorgaben im Redaktionshandbuch gelangt Ihre Doku zu mehr Konsistenz
Ihre Dokumentation soll ein einheitliches Bild nach außen vermitteln? Sowohl was die inhaltliche Qualität betrifft, als auch die Formulierungen? Damit glänzen Sie nicht nur mit Ihrem Produkt, sondern auch, weil Ihr Kunde schnell versteht, was er damit tun kann.
Brauchen Sie mehr als eine Person, um die vielen Anleitungen für Ihre Produkte zu erstellen? Dann ist es wichtig, dass Sie klare Regeln aufstellen, wie was geschrieben wird, um nach außen ein einheitliches Bild zu schaffen. Das beginnt bei der einheitlichen Nutzung von Formaten und geht über komplette Formulierungsmuster für Sätze oder ganze Absätze bis zu einzelnen Begriffen. Gute Erfahrungen haben wir mit Workshops gemacht, die mit den betreffenden Personen aus der Redaktion die Standards gemeinsam festgelegt haben – dabei helfen unsere unabhängigen und erfahrenen Redakteure, die als Moderatoren eingesetzt werden.
So arbeiten künftig alle nach dem Doku-Drehbuch und erstellen gleichmäßig Texte, bei denen nicht auffällt, wer die Änderungen eingebracht hat. Das nutzt am Ende Ihrem Kunden, weil er gleich versteht, worum es geht – und Ihnen, weil Sie mögliche Übersetzungskosten verringern können durch z. B. einheitliche Formulierungen und Übernahme von bereits übersetzten Passagen.
Lassen Sie individuelle Produktvarianten automatisiert dokumentieren
Ihre Produkte sind flexibel und können von Ihren Kunden individuell angepasst werden. Das kann einzelne Optionen betreffen, die Ihr Kunde in einer entweder-oder Auswahl trifft, oder auch zusätzliche Funktionen, die zur Basisvariante hinzukommen. Bisher beschreiben Sie möglichst alle Informationen zu allen Optionen und Zusatzfunktionen gemeinsam.
Dabei nehmen Sie in Kauf, dass Ihre Kunden unzufrieden sind, weil sie im Handbuch von einer Funktion lesen, die das gekaufte Produkt gar nicht enthält. Das kann ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen werfen.
Damit soetwas künftig nicht mehr passiert, können Sie entweder Personal dafür einsetzen, für jedes individuelle Kundenprodukt die korrekte Anleitung zu erstellen und das mit großem Aufwand selbst dokumentieren. Alternativ finden Sie eine clevere Lösung, die Ihre Anleitung z. B. mittels Metadaten filtert. Bei unserem System "AFASY" (absolutely fast and easy) kann diese Filterung bereits durch die Informationen aus dem Bestellprozess geschehen. Afasy kann aus Ihrem Warenwirtschaftssystem bei erfolgter Bestellung die passgenaue Anleitung erstellen und diese sogar wieder im Warenwirtschaftssystem speichern, damit Sie alle Informationen an einem Platz haben. Und ihr Kunde sieht ganz genau, was sein individuelles Produkt alles kann.
Verteilen Sie Wissen in Ihrer Redaktion mit individuellen Schulungen
Ihre Redaktion ist in den letzten Jahren gewachsen. Jetzt möchten Sie Ihre Redaktion auf einen gemeinsamen Kenntnisstand zu aktuellem Vorgehen, auf spezifische Vorgaben oder auch eine optimierte Nutzung vorhandener Tools schulen lassen?
Dabei ist ofmals die Meinung externer Fachkräfte höher angesehen als die im eigenen Hause, weshalb wir Ihnen gerne unsere Expertise zur Verfügung stellen. Wir analysieren für unsere Projekte standardmäßig Vorgaben aus rechtlichen Vorgaben, Normen oder Kundenverträgen. Mit Vorlagen, die wir nach Corporate Designs anlegen, arbeiten wir effizient und systematisch und übergeben diese auch an unsere Kunden, damit die Dokumentenpflege auf dem selben Nenner aufbaut.
Dieses Wissen und die Vorgehensweisen, die eine Redaktion wie geschmiert laufen lassen, teilen wir mit Ihnen oder Ihren Redakteuren gerne. Dabei vermitteln wir das notwendige Basiswissen, damit alle in der Redaktion eine gleiche Ausgangsbasis haben. Außerdem ermöglichen wir Ihren Redakteuren einen tiefen Blick in unsere Trickkiste und können spezifische Fragen und Anwendungsfälle erörtern. Wertvolle Hinweise, Vor- und Nachteile einzelner Vorgehensweisen oder Impulse gehören auch dazu, die auf unserer Erfahrung aus verschiedensten Projekten basieren.
Das sagen unsere Kunden über die Zusammenarbeit mit uns
Die Zusammenarbeit mit den Handbuch Experten war sehr angenehm, es hat einfach alles gepasst. Die Kommunikation verlief reibungslos, die Abläufe waren gut geplant, unser Projekt wurde wie vereinbart schnell und kurzfristig umgesetzt.
Die Handbuch Experten waren von ca. 30 Dienstleistern bei diesem Projekt einer der wenigen, die pünktlich geliefert haben.
Holen auch Sie sich Unterstützung für Ihre Technische Redaktion!
Sie möchten, dass die Handbuch Experten Kontakt mit Ihnen aufnehmen? Dann teilen Sie uns einfach mit, bei welchem Projekt wir Sie unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen
Ja, gerade wenn mehrere Unternehmen ihre Kräfte bündeln ist es wichtig, dass die verschiedenen Redakteure einen gemeinsamen Standard nutzen. Dazu können alle in der Redaktion auf einen Basis-Stand geschult werden oder in Workshops gemeinsame neuen Standards entwickeln.
Unsere Redakteure arbeiten sich schnell auch in Ihr Thema ein und Sie können uns so viel einsetzen, wie Sie es gerade brauchen. Wir fangen Arbeitsspitzen ab oder arbeiten auch kontinuierlich mit, um einen Berg abzutragen.
Wenn Sie bisher keines hatten, heißt das nicht, dass Sie immer beides brauchen. Lassen Sie uns gemeinsam rausfinden, wie Ihre Redaktion die Arbeit für Ihre Dokumente möglichst zielgerichtet angehen kann.
Häufig helfen externe Moderatoren, die Erfahrungen aus anderen Redaktionen mitbringen. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihren Redakteuren einen neuen Standard und vermitteln zusätzlich Basiswissen, so dass alle genau wissen, warum sie etwas tun sollen.