Normengerechte Dokumentation
Normenkonforme Technische Dokumentation - wie Sie die Anforderungen an Ihre Dokumentation prüfen und umsetzen können.
Kunden möchten häufig wissen: "Ist meine Technische Dokumentation normenkonform?"
Normenkonformität ist ein wichtiger Aspekt in der Technischen Dokumentation und betrifft nicht nur die externen Dokumente (Bedienungsanleitung, Wartungsanleitung etc.) sondern durchaus auch interne Dokumente wie die Risikobeurteilung.
Normen eruieren und analysieren
Im ersten Schritt ist es wichtig zu wissen, welche (harmonisierten) Normen auf Ihr jeweiliges Produkt zutreffen können und welche Sie als Hersteller tatsächlich anwenden möchten.
Dies sollte im Idealfall bereits in der Konstruktionsphase im Rahmen einer Normenrecherche erfolgen und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Im Anschluss daran müssen die angewendeten Normen im Detail betrachtet werden.
Hierbei ist es wichtig, diese nach mehreren Gesichtspunkten zu analysieren:
- Welche Punkte und Vorgaben müssen technisch bzw. konstruktiv erfüllt werden?
- Welche Dokumente müssen erstellt werden, z. B. Risikobeurteilung, Gefahrenanalyse, Berechnungen, Prüfungen und Messprotokolle?
- Welche Informationen müssen in der Betriebsanleitung vorhanden sein bzw. beschrieben werden?
Informationen festhalten
Die Informationen zu diesen 3 Gesichtspunkten sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden (z. B. in einer Excel-Liste).
Zu beachten ist hierbei, dass je nach Verwendungsland unterschiedliche Normen existieren können und dementsprechend auch verschiedene Vorgaben erfüllt werden müssten. Etwas einfacher ist es bei der Anwendung harmonisierter Normen, diese sind innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums gleich.
Basierend auf diesen Informationen sollten für die 3 Gesichtspunkte geeignete Checklisten erstellt werden, die Stück für Stück von den jeweiligen Abteilungen abgearbeitet werden können. Hier ist besonders wichtig, dass gegen Ende des Entwicklungszyklus auch geprüft wird, ob alle geforderten Informationen schriftlich festgehalten sind.
Normenkonforme Bedienungsanleitung
Bei der Bedienungsanleitung sollte zudem die grundlegende Norm ISO IEC IEEE 82079 beachtet werden. Diese beinhaltet allgemeine Regelungen zu Erstellung, Aufbau, Gliederung und Gestaltung von Benutzerinformationen. Für Maschinen kann die harmonisierte Norm EN 20607 ebenfalls sinnvoll sein.
Wenn Sie die Normen auf Relevanz bzgl. der Nutzerinformation prüfen, hilft es die Themenbereiche in Formales, Produktspezifisches und Sicherheit zu untergliedern. Auch hier ist eine Checkliste hilfreich, bei der Sie ggf. schon festhalten, welche normativen Vorgaben zu welchem Kapitel Ihrer Betriebsanleitung gehören.
So können auch bereits erstellte Dokumente im Nachgang geprüft und ggf. geeignet ergänzt werden.
Um den Aufwand für die Erstellung ähnlicher Anleitungen zu reduzieren, können Sie eine Vorlage für die Bedienungsanleitung erstellen. Diese enthält ein einheitliches Layout, die wichtigsten formalen Anforderungen sowie die Gliederung und muss dann "nur" produktspezifisch angepasst werden.
Um eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten, empfiehlt es sich, einen Redaktionsleitfaden zu erstellen, in dem Schreibstil, Layout und Gestaltungsvorgaben festgehalten sind.