Redaktionshandbuch - Wie und Warum?
Durch ein Redaktionshandbuch können Sie Ihre Aufwendungen deutlich reduzieren. Hier finden Sie die Basics eines Redaktionshandbuchs.
Als Hersteller wollen Sie all Ihre Ressourcen kosteneffizient und effektiv einsetzen. Die Erstellung eines Redaktionshandbuchs braucht Zeit und oftmals auch Nerven. Haben Sie es allerdings erst einmal auf die Beine gestellt, verhilft es Ihnen zu Zeitersparnissen auf vielen Ebenen und reduziert somit auch direkt Ihre Aufwendungen.
Ihr Mehrwert von einem Redaktionshandbuch
Für Unternehmen sind Konsistenz, Qualität und Effizienz die Zauberworte der Kundenzufriedenheit. Ein Redaktionshandbuch kann ihre Technische Dokumentation in allen drei Punkten einen großen Schritt nach vorn bringen.
Das Redaktionshandbuch definiert alle Prozesse und Methoden für die Technische Dokumentation Ihres Unternehmens.
Ein standardisiertes Vorgehen erleichtert nicht nur die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und dient als Nachschlagewerk für "alte Hasen". Es ermöglicht auch die Konsistenz Ihrer Technischen Dokumentation. Durch die Einführung eines Redaktionshandbuchs fördern Sie zudem ein übersetzungsgerechtes Schreiben und vereinfachen die Verwaltung verschiedener Sprachversionen.
Demnach macht ein Redaktionshandbuch Ihre Technische Dokumentation verständlicher und reduziert Ihren Service-Aufwand.
Was sollte ein Redaktionshandbuch beinhalten?
Wenn Sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen erkennen und planen ein Redaktionshandbuch zu erstellen, sollte dieses mindestens folgende Punkte enthalten:
- Ihr Corporate Design,
- Layout (z. B. Seitenränder und Satzspiegel),
- Struktur (z. B. die Anlage von Verzeichnissen oder den Einsatz von Querverweisen),
- Gliederung,
- Gestaltungsrichtlinien (z. B. Format- und Textvorlagen),
- Ablagestruktur (z. B. für Text- und Grafikdateien),
- Toolbeschreibungen (z. B. welche Daten mit welchen Programmen erstellt werden),
- Checklisten, Verteiler oder Protokolle,
- Prozess-Schritte / Verfahren.
Berücksichtigen Sie bereits für das Verfassen Ihres Redaktionshandbuchs die definierten Prozesse und Methoden Ihrer Technischen Dokumentation.
Wie gelingt die Einführung eines Redaktionshandbuchs?
Der Weg zum fertigen Redaktionshandbuch kann oft kompliziert und langwierig sein, da viele Personen den Inhalt mitgestalten und mitentscheiden. Das Erstellen des Redaktionshabndbuchs sollte jedoch unbedingt in Teamarbeit erfolgen. Das erhöht die Akzeptanz und erleichtert die Einführung.
Alte Angewohnheiten werden Ihre erfahrenen Redakteure nur schwer ablegen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter das Redaktionshandbuch zu schätzen wissen. Präsentieren Sie das fertige Produkt in einem Team-Meeting und stellen Sie es an einer zentralen Stelle zur Verfügung, wie z. B. dem Intranet.
Lassen Sie das Redaktionshandbuch nicht ungeliebt in einer Ecke verstauben. Benennen Sie klar Verantwortlichkeiten zur Pflege, damit es sich mit Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann - nur so bleibt das Redaktionshandbuch ein nützliches, dynamisches Tool.
Für den reibungslosen Projektverlauf, sollten fogelnde Fragen beantwortet sein:
- WAS soll darin enthalten sein?
- WER kümmert sich um das Erstellen der Texte?
- WO wird es zur Verfügung gestellt?
- WIE soll es gepflegt werden?
Fazit
Verfügen Sie über eine große Vielzahl an verschiedenen Produkten oder ist Ihr Produkt in vielen unterschiedlichen Versionen erhältlich?
Muss die Technsische Dokumentation Ihrer Produkte häufig übersetzt werden?
Verfügen Sie über eine eigene Technische Redaktion?
Wird sich Ihre Redaktion personell verändern?
Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit einem "Ja" beantworten, dann könnte sich ein Redaktionshandbuch für Sie lohnen.