Was bringt eine einheitliche Terminologie in der Technischen Dokumentation?

Die Norm DIN EN 82079-1 fordert Konsistenz und Verständlichkeit von einer Bedienungsanleitung. Eine einheitliche Terminologie kann da nur helfen.

Viele Köche salzen den Brei anders

In der Technischen Dokumentation kommt es häufiger vor, dass mehrere Technische Redakteure an einem Handbuch arbeiten. Möglicherweise arbeitet jeder von ihnen an einem anderen Abschnitt der Bedienungsanleitung, pflegt seinen eigenen Stil und verwendet seine eigenen Begrifflichkeiten für bestimmte Handlungen oder Bezeichnungen. So kann eine "Bedienungsanleitung" als "Leitfaden" oder als "Handbuch" oder nur als "Anleitung" in einem Text auftauchen. Das ist schon in dieser Aufzählung recht verwirrend, in einer Bedienungsanleitung wirken verschiedene Stile und Terminologien unübersichtlich auf den Benutzer und tragen nicht gerade zur Verständlichkeit bei. Zudem wirkt die Bedienungsanleitung nicht wie aus einem Guss geschrieben, was sich nicht unbedingt zuträglich auf ein gutes Markenimage auswirkt. Immerhin spiegelt die Benutzerinformation auch den Umgang mit der Marke wider.

Gerade in einer großen Redaktion ist es nicht einfach, alle Redakteure auf eine Linie einzuschwören. Gerne unterstützen die Handbuch Experten Sie, eine einheitliche Terminologie für Ihre Bedienungsanleitungen zu finden.
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Ordnung muss sein

Gegen diese Unübersichtlichkeit hilft es, wenn sich die Technische Redaktion vor dem Beginn des Schreibens der Bedienungsanleitung auf eine einheitliche Terminologie einigt. So sollte in einer Bedienungsanleitung durchgehend mit einem Begriff das verwendete Produkt bezeichnet werden. Auch häufig vorkommende Handlungen, sollten mit einem Begriff beschrieben werden. So sollte für eine Handlung wie "Drücken Sie den Knopf" immer dieselbe gleichlautende Handlungsbeschreibung verwendet werden. Es ist natürlich stilistisch abwechslungsreicher hier mal ein "Klicken Sie den Knopf" oder gar ein "Pushen Sie den Button" zu verwenden. Doch eine Bedienungsanleitung möchte ja keine Preise in ausgewählter Stilistik gewinnen, Ziel ist die präzise und für den Anwender verständliche Beschreibung. Auch die für die Technische Dokumentation maßgebliche Norm, DIN EN 82079-1, fordert eine Konsistenz in der Terminologie und empfiehlt, eine einheitliche Terminologie zu verwenden.

Eine Terminologie-Liste hilft …

Wenn man sich zu Beginn eines Projekts auf eine einheitliche Terminologie geeinigt hat, hilft es, eine Liste anzulegen. In dieser Terminologie-Liste sollten alle in der Bedienungsanleitung verwendeten Begriffe aufgeführt werden. Es ist hilfreich für die Redakteure auch die Begriffe aufzuführen, die nicht verwendet werden sollen. Hat man sich zum Beispiel auf "Bedienungsanleitung" als Begriff geeinigt, so hilft den anderen Redakteuren und auch den später über der Bedienungsanleitung sitzenden Lektoren zu wissen, dass "Anleitung" oder "Handbuch" für die Beschreibung nicht erwünscht sind.

… muss aber auch leben

Doch eine Liste will auch gepflegt sein. Im Laufe des Schreibens einer Bedienungsanleitung werden immer wieder Situationen auftreten, in dem man plötzlich Begriffe benötigt. Auch die sollten natürlich in der Liste Platz finden. Hier hilft es, wenn man gleich zu Beginn des Projekts einen Verantwortlichen für die Pflege der Terminologie-Liste ernennt. Der Verantwortliche nimmt aber nicht nur neue Begriffe in die Liste auf, sondern entscheidet auch, welche Begriffe schlussendlich in der Bedienungsanleitung verwendet werden sollen.

In einer Terminologie-Liste können übrigens auch häufig verwendete Abkürzungen aufgeführt werden, so dass auch hier für ein einheitliches Bild gesorgt wird.

Was heißt was?

Nicht jeder Begriff ist selbsterklärend, gerade bei hochkomplexen Anlagen sind spezielle Ausdrücke und auch Handlungsanweisungen erforderlich, die dem Nutzer nicht unbedingt auf dem ersten Blick vertraut sind. Hier hilft ein Glossar in der Bedienungsanleitung, der diese Begriffe erklärt. Dies fordert übrigens auch die Norm DIN EN 82079-1, zumal wenn die Bedienungsanleitung Dokumente verschiedener Hersteller oder Anbieter enthält.

Zeitersparnis aller Orten

Falls die Bedienungsanleitung in verschiedene Sprachen übersetzt werden soll, ist eine einheitliche Terminologie, die beispielsweise anhand einer Liste gepflegt wird, ebenfalls von hohem Nutzen. Eine einheitliche Terminologie erleichtert die Übersetzungsarbeit enorm. Der Übersetzer weiß durch die Terminologie-Liste genau, welche Begriffe und Handlungsbeschreibungen verwendet werden, kann sie möglicherweise bereits im Voraus übersetzen und durch geeignete Übersetzungsprogramme in die Anleitung einpflegen.

Automatische Unterstützung

Es gibt sogenannte Redaktionssysteme, die helfen, dass schon beim Schreiben der Bedienungsanleitung die festgeschriebene Terminologie verwendet wird. Doch auch hier müssen selbstverständlich Terminologie-Listen erstellt und gepflegt werden, anhand derer das Redaktionssystem den Text überprüfen kann.

Auch für Autorenprogramme wie Word oder InDesign gibt es assistierende Programme, die bei einer einheitlichen Verwendung von Terminologie helfen.

Übersichtlichkeit und Verständlichkeit

Eine einheitliche Terminologie sorgt also für ein einheitliches Bild, sorgt für Übersichtlichkeit und Verständnis beim Anwender. Man spart durch eine Terminologie-Liste zudem Zeit in der Redaktionsarbeit, im Lektorat und in der Übersetzung.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, dass Ihre Bedienungsanleitungen an Übersichtlichkeit und Verständlichkeit gewinnen.

Mit unserer dreißigjährigen Erfahrung im Bereich Bedienungsanleitungen kennen wir uns mit den Vorzügen einer einheitlichen Terminologie aus.

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