Träume werden wahr – Dokumentation auf Knopfdruck

Mit AFASY haben Sie die Möglichkeit, Ihre exakt passende "Dokumentation auf Knopfdruck" zu erstellen.

Wann hilft Ihnen AFASY?

Wenn Ihre Produkte wie in einem Baukasten-System von Ihren Kunden geordert werden können, ist AFASY Ihre perfekte Begleitung für die Betriebsanleitung.

Ihr Produkt hat einen festen Grundstock und Ihr Kunde wählt ganz nach seinen Bedürfnissen, welche Extras er zusätzlich möchte oder welche Varianten er in der ein oder anderen Ausführung braucht.

So weit, so gut. Es kommt also eine Bestellung bei Ihnen an, durch die Sie und Ihre Produktion genau wissen, welche Varianten das Kundenprodukt haben soll und ob es bestimmte Extras enthält. Diese wird in Ihrem CRM (Customer Relation Management)-System hinterlegt und die Produktion startet.

Was ist dafür notwendig?

Umfassende Anleitung mit allen Varianten

Vielleicht haben Sie bereits eine Betriebsanleitung, die alle Produktvarianten umfasst und die üblicherweise gewählten Extras sind in einem zweiten Ordner mit dabei. Dieser wird eventuell von Ihrer Dokumentations-Abteilung individuell zum Kundenprodukt angepasst.

Aber so ganz glücklich sind Sie damit nicht. Es wäre viel besser, wenn Ihr Kunde nicht wie beim Auto alle Varianten sehen kann und dann entscheiden muss, welche Variante ihm vorliegt, sondern auch hier eine individualisierte Anleitung erhält. Das könnte gegebenenfalls auch die Anfragen beim Support ganz nebenbei ein Stück weit reduzieren.

Überblick über variable Inhalte

Wenn Sie jetzt auch noch wissen, welche Teile in Ihrer Betriebsanleitung zu allen Produkt-Varianten passen und welche individualisiert werden sollen, ist es nicht mehr weit zu Ihrer "Dokumentation auf Knopfdruck".

Die entsprechenden Inhalte müssen dafür mit Metadaten gekennzeichnet werden, anschließend lassen sich die Inhalte individualisieren.

Gerne können Sie hierbei auf unsere Unterstützung bauen.

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Was wir Ihnen ehrlicherweise dazu sagen müssen: AFASY funktioniert nicht mit jedem Tool gleich gut. Wenn Ihre Anleitung bisher in Word erstellt wurde, kann es hilfreich sein, sie erst in ein mächtigeres Tool zu integrieren, bevor die Automatisierung beginnen kann.

Die Bestell-Daten Ihres Kunden

Damit die Anleitung dann zur Bestellung passt, muss AFASY neben der gesamten Anleitung auch wissen, was Ihr Kunde konkret bestellt hat. Dann kann sie "fast und easy" die Anleitung entsprechend aufbereiten, filtern sozusagen, und an dem von Ihnen gewünschten Speicherort ablegen.

So wäre im "Normalfall" Ihre Dokumentation schon mit dem Bestellvorgang fertig. Sie liegt dann exakt passend vor, sofern keine weiteren Punkte, die noch nicht dokumentiert sind, anfallen.

Warum noch warten?

"Haben wir schon immer so gemacht"

Selbstverständlich können Sie Ihre gesammelten Werke als Anleitung mitliefern. Das kann gut gehen, aber auch fatale Folgen haben:

Ihr Kunde weiß nicht, welche Variante für sein Produkt zutrifft und …

  • bestellt keine weiteren Produkte von Ihnen, weil er unzufrieden ist. Das bedeutet, Sie vermasseln sich vielleicht zukünftiges Geschäft.
  • fragt häufiger bei Ihrem Support nach. Dies bedeutet zusätzliche Kosten für Sie.
  • fragt nicht nur bei Ihrem Support nach, sondern auch noch bei anderen Ansprechpartnern aus Ihrem Hause, die er eventuell noch von der Projektabwicklung her kennt – und hält diese dadurch vom Arbeiten ab.

Je nachdem, wie komplex Ihre Produkte sind, kann natürlich auch noch gewisser Schaden damit entstehen. Am Produkt selbst, aber vielleicht auch an Personen – und dann wird's unangenehm.

Die Daten liegen noch nicht (vollständig) vor

Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer Technischen Dokumentation benötigen, können unsere Technischen Redakteure Ihre vorhandene Anleitung ergänzen.

Oder unsere Ingenieure prüfen mit Ihren Entwicklern, welche Daten tatsächlich variabel sein können und welche allgemein sind.

In beiden Fällen können Sie auf unsere Unterstützung zählen.

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