Die zentrale Norm DIN EN 82079-1:2021 für Technische Dokumentation

Die Norm 82079 ist grundlegend für die Technischen Dokumentation. Nun liegt eine überarbeitete Version vor. Was diese von Technischen Redakteuren verlangt, haben wir zusammengefasst.

Neue Version

2012 erschien die erste Version der für die Technische Redaktion so wichtige Norm 82079 als komplette neue Ausgabe der damaligen 62079. Sie definiert nicht nur, was überhaupt unter Betriebsanleitungen zu verstehen ist, sondern fordert auch Standards für u. a. den Inhalt, die Darstellung und die Sicherheitshinweise. Fünf Jahre saßen Experten aus neun Ländern zusammen, um die Norm zu überarbeiten. Seit 2021 liegt die neue Version der Norm, also DIN EN 82079-1:2021, vor – als international anerkannte Version unter den Gremien IEC und IEEE.

Nutzungsinformation, Informationsmanagement und Kompetenzen

Die Norm ist nun verständlicher geschrieben als ihr Vorgänger. Doch bedeutender für die Praxis ist wohl, dass es nicht mehr rein um Gebrauchsanleitungen geht, sondern die Informationen für die Nutzung nun als Nutzungsinformation definiert sind. Damit ist der Begriff sehr viel weiter gefasst. Mit Nutzerinformationen können beispielsweise Service-Informationen für Maschinen als PDF im Download, elektronische Online-Hilfen für Software, Label für den Transport, Funktionsbeschreibung eines medizinischen Geräts oder Materialien für Produktschulungen gemeint sein.
Zudem wird auf das Informationsmanagement, also das Vorgehen zum Erstellen einer Nutzungsinformation sehr detailliert eingegangen und auch die nötigen Kompetenzen für Technische Redakteure und Übersetzer werden konkret benannt und eingefordert.

Ziel der Norm ist es, Grundlagen zur Entwicklung von Nutzungsinformationen für unterstützte Produkte in erforderlicher Qualität zu beschreiben. Die Informationen müssen sich an die jeweiligen Zielgruppen richten und die Norm soll gemeinsam mit produktspezifischen Normen genutzt werden können, z. B. mit der EN 20607 für Maschinen oder der ISO 26514 für Systeme und Software.

Gleichgeblieben ist, dass die Nutzungsinformation selbst ein Bestandteil des Produkts ist. Eine fehlerhafte Information ist also gleich einem Fehler am Produkt. Sie muss zudem die sichere Nutzung und Instandhaltung beschreiben. 

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Arbeiten vor der Entstehung der Nutzungsinformation

Die Norm fordert verschiedene Aspekte. Dabei haben wir festgestellt, dass manche Punkte im Vorfeld bereits erledigt werden können, wohingegen andere erst während der Erstellung der Informationen für die jeweilige Zielgruppe umgesetzt werden können.

Eine Nutzungsinformation will geplant sein

Wie schon erwähnt, beschäftigt sich die Norm nun eingehender mit dem Informationsmanagementprozess. D. h. im Grunde nichts anderes, dass es einige Gedanken gibt, die man sich vor dem Erstellen einer Anleitung machen sollte. Dazu gehören Dinge z. B. wie die Bereitstellung erforderlicher Personalressourcen oder Zeitplänen.

Zielgruppe

Am wichtigsten ist es wohl, im vorab die erwartete Zielgruppe des Produkts zu analysieren. Wer bedient das Produkt: Ist es eine ausgebildete Fachkraft oder ein Verbraucher ohne Vorwissen? Welche Sprache mit welchen Fachbegriffen oder eben ohne Fachbegriffe muss dementsprechend gewählt werden?

Medien

Die Norm sieht auch vor, dass die Anleitung über die gesamte Lebensdauer des Produkts zugänglich sein muss, das wirkt sich auch auf das Medium aus. Auch die Bedingungen, unter denen die Anleitung genutzt werden muss, spielen Rolle bei der Wahl des Mediums. So hat ein Servicetechniker nichts von einer über Internet zugänglichen Anleitung, wenn er auch entlegenen Gegenden ohne Internet tätig ist. Die Reparatur einer Heizung in einem dunklen Keller wird erschwert, wenn die Anleitung auf Papier gedruckt wurde.

Darstellung/Layout

Das Medium bestimmt natürlich auch die Darstellung der Nutzungsinformation. Zum Beispiel kann man für die Navigation innerhalb einer gedruckten Anleitung mit Seitenzahlen, Kapitelüberschriften in Kopfzeilen etc. arbeiten, in einer digitalen Anleitung lässt sich mit Hyperlinks oder Breadcrumbs leichter navigieren.

Auch die Schriftgröße ist abhängig vom Medium, bei Handbüchern fordert die Norm z. B. für den Fließtext eine Größe von mindestens 10 pt, die Sicherheitshinweise und Überschriften haben eine Größe von 12 pt. Generell empfiehlt die Norm eine serifenlose Schrift.

Grafiken

Auch für Illustrationen sollte vorher ein Konzept für ihre Verwendung festgelegt werden. Welche Bilder nutze ich Strichzeichnungen, Fotos oder 3-D-Animationen? Beschreibe ich mit Illustrationen z. B. Handlungsanweisungen?

Terminologie

Auch die Terminologie, also die verwendeten Begriffe und auch Abkürzungen, sollten vorher festgelegt werden.

Themen, die besonders bei der Erstellung eine Rolle spielen

Die generellen Konventionen, an die man sich als Technischer Redakteur halten sollte, während man die Bedienungsanleitung schreibt, kann man teilweise schon vorher festlegen. Aus der Erfahrung heraus finden wir bei unserer täglichen Arbeit jedoch immer wieder Themen, die direkt die folgenden Punkte beim Erstellen selbst beeinflussen.

Konsistenz

Wichtig ist die Konsistenz innerhalb einer Nutzungsinformation. Die verschiedenen Darstellungskonventionen bzw. das Layout sollten konsequent eingesetzt werden. Doch auch der Sprachstil, die Navigation bzw. Verlinkung und die Terminologie sollten sich konsequent und konsistent durch die Anleitung ziehen.

Hier lohnt es sich, einen Redaktionsleitfaden zu erstellen, in dem u. a. der Schreibstil festgelegt wird, die Terminologie festgezurrt ist, die Zielgruppe und ihre Ansprache benannt ist, sowie das Layout und die Navigationsweise definiert werden.

Sicherheit

Auch die Sicherheit bzw. das Beschreiben der sicherheitsbezogenen Informationen können Sie selbstverständlich finden. Grundlage ist das Risikomanagement, d. h. die Überlegungen zu Gefährdungen bei der Installation über den Betrieb bis zu Instandhaltung des Produkts. Risiken, die sich nicht bei der Konstruktion des Produkts beheben lassen, müssen in der Nutzungsinformation aufgeführt werden und als entsprechende Warnhinweise behandelt werden – aber eben nicht andersherum. Darauf wurde auch in der 82079-1 nochmal großer Wert gelegt.

Dabei muss die Aufmerksamkeit des Nutzers auf die sicherheitsrelevanten Informationen gelenkt werden. Die Risiken mit ihren Konsequenzen aber auch mit den Maßnahmen, wie man ihnen entkommen kann, müssen beschrieben werden. Die bereits bekannten Signalwörter wie Gefahr, Warnung, Vorsicht oder Achtung, sollen einheitlich verwendet werden und können farblich gestaltet werden.

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Minimalismus, Prägnanz und Verständlichkeit

Die Norm fordert verstärkt das Prinzip des Minimalismus. In einer Anleitung soll sich nur relevante Information finden – was das ist, ist auch hier wieder abhängig von der Zielgruppe.

Informationen sollen auf das Wesentliche beschränkt sein. Es müssen möglicherweise nicht alle Produktfunktionen im Detail beschrieben werden, sondern nur die nötigen für die Zielgruppe. Marketingtexte, die z. B. die Einzigartigkeit des Produkts preisen, sollten nicht in einer Anleitung stehen.

Ebenso sollten die Texte kurz und prägnant formuliert werden. Lange Schachtelsätze haben keinen Platz in einer Anleitung.

Auch Illustrationen sollten nur die nötigen Informationen zeigen. Und, wie bereits in der "alten Version" für diesen Zweck erstellt worden sein. Das bedeutet, nicht jedes vorhandene Bild ist auch gut geeignet für die Anleitung und es sollten sich auch hierzu Gedanken gemacht werden, welches Bild welche Informationen transportiert und den Inhalt unterstützt. Außerdem sollten Illustrationen mit treffenden Bezeichnungen versehen werden, um darauf zu referenzieren.

Sollten Anleitungsvideos geplant werden, ist auch hier der Grundsatz "nur so lang wie nötig".

Die gewählten Mittel sollten für die Zielgruppe verständlich sein. Das bezieht sich sowohl auf die gewählte Sprache und auf die Illustrationen, aber auch auf grafische Symbole und die Navigationsmethoden. Auch hier findet sich, mal wieder, die Zielgruppe im Fokus. Und das ist genau das, was uns Technische Redakteure so einzigartig macht: wir sind in der Lage, uns in die jeweilige Zielgruppe hineinzudenken und können entscheiden, welche Informationen relevant sind und welche dann ggf. dem Minimalismus Prinzip zum Opfer fallen dürfen.

Aufgaben der Redaktion und Leistungsniveaus

Zu den Aufgaben einer Technischen Redaktion gehört natürlich nicht nur das Beschreiben eines Produkts und seiner Verwendung.

Arbeiten in der Redaktion

Wirkungsfelder, in denen sich Technische Redakteure austoben können, sind unter anderem:

  • die Recherche zum Produkt,
  • die Analyse der Zielgruppe und der relevanten Informationen,
  • Beschaffung der sicherheitsrelevanten Informationen – und hier vor allem der Hinweis, dass die Nutzerinformation die letzte Möglichkeit der Gefahrenminderung ist,
  • Korrekturlesen,
  • Organisation der Übersetzung und Lokalisierung, falls die Nutzungsinformation in verschiedenen Sprachen vorliegen muss.

Leistungsniveaus

Die Norm definiert drei verschiedene Leistungsniveaus innerhalb der Technischen Redaktion. Wir haben versucht, die Leistungsniveaus mit verschiedenen Positionen innerhalb der Abteilung "Technische Redaktion" zu bezeichnen, damit die Niveaus nicht so abstrakt wirken.

Auf dem ersten Niveau werden im Grunde die Fähigkeiten eines Technischen Redakteurs geschildert. Er oder sie sollten nicht nur schreiben können, sondern selbstverständlich auch generelles Wissen über Technische Dokumentation mitbringen.

Das Leistungsniveau 2 beschreibt schon ein paar mehr Aufgaben, am besten lässt sich das vielleicht mit der Position der Teamleitung greifbar machen. Sie sollte nicht nur in der Lage sein, Probleme lösen zu können, sondern auch die Routinearbeiten anderer beaufsichtigen, bewerten und verbessern können.

Das dritte Leistungsniveau hat noch ein paar mehr Anforderungen und könnte als Bild die Abteilungsleitung zeichnen. Sie sollte Entscheidungen treffen können, über Innovationsfähigkeit verfügen und komplexere und unvorhersehbare Probleme lösen können.

Übersetzer sollen auch spezifische Kompetenzen vorweisen können. Dazu gehören die Basiskompetenzen des Leistungsniveaus 1. Zusätzlich dazu sollten sie die Original- und Zielsprache fließend beherrschen und Muttersprachler der Zielsprache sein.