Der Kopf hinter den Handbüchern

Ein Interview mit unseren Redakteuren, die jeden Tag dafür verantwortlich sind, dass neue Maschinen und Erfindungen verständliche Handbücher bekommen.

Sie gehört genauso zum IKEA-Regal wie die fehlenden Schrauben, und zum neuen Fahrradcomputer genauso wie zum Steuerungsboard eines Hochgeschwindigkeitszuges: die Technische Dokumentation.
Oder, ein wenig einfacher gesprochen: die Anleitung. Jeder von uns hat sie regelmäßig in der Hand - und doch fragt sich niemand, woher sie eigentlich kommt. Das Interview mit zwei Redakteuren gibt einen Einblick darüber.

Erzähl doch mal, wie bist du Technischer Redakteur geworden?

Matthias: Ich habe eine technische Ausbildung, aber es gibt ja viele Wege, die nach Rom führen. Man kann z. B. einen Bachelor-Studiengang zum Technischen Redakteur absolvieren. Es gibt aber für Geisteswissenschaftler, Naturwissenschaftler und Andere auch die Möglichkeit, auf den Zug aufzuspringen und sich selbst weiter zu bilden.

Patricia: Als Technischer Redakteur kann ich alle meine Interessen und Talente auf die eine oder andere Weise in meinen Beruf einbringen. Daher lag es für mich auf der Hand, diese berufliche Richtung einzuschlagen.

Im Rückblick: Was würdest du einem Neueinsteiger in der Redaktion empfehlen – wie lernt man schnell?

Patricia: Man sollte aufmerksam sein, den eigenen Verstand einsetzen und auch mal Dinge kritisch hinterfragen. Technischer Redakteur ist sicher kein Beruf, in dem man seine Stunden sozusagen jeden Tag "absitzt". Wenn man zu viel Routine einschleifen lässt, neigt man eher dazu, "betriebsblind" zu werden und nicht mehr zu schauen, was die Kollegen links und rechts von einem ggf. besser machen. Man kann immer noch was dazu lernen, auch wenn man schon viele Jahre Berufserfahrung hat.

Was macht dir an deinem Beruf am meisten Spaß?

Patricia: Ich finde es toll viele verschiedene Produkte und ihre Entwickler kennenzulernen. Außerdem wird man bei fast jedem Projekt gefordert auch die eigenen grauen Zellen anzustrengen, damit man das Produkt ausreichend versteht, um es verständlich und sinnvoll beschreiben zu können.

Was muss man denn mitbringen, wenn man Technischer Redakteur werden möchte?

Matthias: Neugierde auf jeden Fall. Flexibilität ist auch wichtig, weil man oft auch mal als Externer beim Kunden vor Ort arbeitet. Außerdem sollte man im Umgang mit Kunden kommunikativ und freundlich sein. Und eine gewisse Technikaffinität schadet natürlich auch nicht!

Patricia: Man sollte gesunden Menschenverstand und eine relative schnelle Auffassungsgabe mitbringen. Zudem sollte man sich ein Basiswissen an Grammatik und Orthografie aneignen (ein bisschen Stil kann auch nicht schaden). Das Schreiben an sich geht einfacher und schneller, wenn man nicht ständig über die Satzstruktur nachdenken muss, und sich stattdessen voll auf den Inhalt konzentrieren kann.

Wie lang dauert es denn im Durchschnitt, bis du dich in solche Sachen reinfuchst? / Welche Tricks hat man als Technischer Redakteur auf Lager, um sich möglichst schnell in neue Maschinen und Software hineinzudenken?

Matthias: Das kommt drauf an. Manchmal sind das wirklich böhmische Dörfer, wo man sich denkt: „Mensch, das wirst du nie kapieren" bis hin zu Sachen, wo man sagt: „Na klar!" Dann geht's schnell.

Patricia: Nicht jeder Hersteller erfindet immer das Rad neu – zum Glück. So kennt man nach einer gewissen Zeit tatsächlich vieles oder erkennt Ähnlichkeiten. Wichtig ist, dass man sich auf das für die Anleitung und deren Zielgruppe Wesentliche konzentriert und interessantes Beiwerk eher außen vor lässt. Dann kann man sich in der Regel in kurzer Zeit einarbeiten. Für kleine Produkte schafft man das in ein bis zwei Tagen. Bei richtig großen und komplexen Produkten kann das auch schon mal ein bis zwei Wochen dauern. Aber diese Projekte bearbeitet man meist über einen längeren Zeitraum und kann die einzelnen Funktionen in leicht verdauliche Häppchen herunterbrechen.

Wie sieht so ein Tag im Leben eines Technischen Redakteurs aus?

Matthias: Meistens haben wir Arbeitspakete für Kunden, die wir abarbeiten. Momentan arbeiten wir zum Beispiel an der Dokumentation einer hydraulischen Fernbedienung für Verrohrungssysteme.

Patricia: Hauptsächlich sind die Tage von der Projektarbeit geprägt. Den größten Teil macht immer das Schreiben aus. – Egal, ob man an einer Anleitung schreibt oder Fragen an den Kunden per E-Mail formuliert. Grob könnte man das sicher so beschreiben: Planen, schreiben, schreiben, schreiben, Feedback holen, schreiben – und immer ganz viel Kaffee oder Tee dazu.

Wie läuft eigentlich ein Projekt von der Anfrage bis zur Lieferung ab? 

Patricia: Die Anfrage wird immer von den Kollegen im Vertrieb aufgenommen und verarbeitet. Sobald dann erste Infos zum tatsächlichen Produkt da sind, schätzt ein Redakteur grob den Umfang und das Zeit-Budget. Auf dieser Grundlage erstellt der Vertrieb das Angebot und klärt die Details mit dem Kunden. Wenn die Bestellung eingegangen ist, kommt der Redakteur wieder zum Zug: aktuelle Infos sichten, erste Fragen für den Kunden zusammenstellen und ggf. noch fehlende Infos oder Dokumente anfordern. Bei komplexen Produkten macht man ggf. ein telefonisches Kick-Off mit dem Kunden. Layout und Gliederung kann man zumindest vorbereiten, bis die Antworten da sind. Richtig los geht es, sobald Layout und Gliederung freigegeben sind. Dann können nämlich die Inhalte, Sicherheitshinweise usw. erstellt werden. Hier ergeben sich dann ggf. noch Detailfragen, die man am besten gesammelt mit dem Kunden abklärt. Anschließend geht das Werk zu einem Kollegen zum Lektorat. Nach einer weiteren Überarbeitung kann das Korrekturexemplar zum Kunden zur "technischen" Freigabe. D. h. der Kunde prüft, ob die Anleitung technisch korrekt ist und mit seinem Produkt übereinstimmt. Korrekturen werden von uns eingearbeitet und anschließend kann das Projekt abgeschlossen werden.

Worauf achtest du, wenn du eine Anleitung oder ein Handbuch schreibst?

Matthias: Eigentlich muss ich mir immer überlegen, wie ich Dinge „meinem Kind" – also dem Benutzer – verständlich erklären kann. Am besten fängt man immer mit den Grundsachen an, und wird dann immer spezifischer. Man schnürt quasi kleine Pakete, die dem Anwender aufzeigen, wie man das Gerät am einfachsten bedienen kann.

Patricia: In der Anfangsphase versuche ich hauptsächlich die Wünsche des Kunden mit den grundlegenden Anforderungen an eine Anleitung und die voraussichtlichen Bedürfnisse der Zielgruppe unter einen Hut zu bekommen und entsprechend umzusetzen. Sobald ich mit dem Erstellen der Inhalte beginne, achte ich vor allem darauf diese gut verständlich und vollständig zu beschreiben.

Hast du in einer Anleitung schon mal etwas Wichtiges vergessen?

Matthias: Eine Dokumentation hat immer Fehler. Das ist wie ein Buch: es gibt keines, das keine Fehler hat. Etwas Wichtiges vergessen habe ich aber noch nie, weil wir vorm Schreiben nochmal Rücksprache mit dem Kunden halten und uns unser Konzept abnehmen lassen. Außerdem arbeiten wir auch hier mit Checklisten, um sicherzustellen, dass wir alles Notwendige enthalten haben.

Patricia: Gott sei Dank, habe ich noch nie eine Anleitung zum Kunden geschickt, bei der etwas gefehlt hat. (Wäre mir auch echt peinlich.) Aber dafür gibt es ja das Lektorat durch einen "Unbeteiligten". Auch wenn man selbst den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht, der aufmerksame Kollege hat noch "frische" Augen und bewahrt einen vor derartigen Missgeschicken.

Welche Tricks hat man als Technischer Redakteur auf Lager, um sich möglichst schnell in neue Maschinen und Software hineinzudenken?

Matthias: Ein Produkt ist nur dann gut, wenn es transparent aufgebaut ist. Also quasi nur dann, wenn man innerhalb kürzester Zeit weiß, was das Teil kann. Das ist auch das A und O, wenn man versucht, sich einen Überblick zu verschaffen. Erst einen Gesamtüberblick verschaffen und den dann in einzelne Kapitel zerlegen. Dafür gibt es bestimmte Systematiken und Hilfsmittel, wie zum Beispiel die Risikobewertung. Die wird vor der Entwicklung einer Maschine gemacht und besagt, wofür zum Beispiel eine Maschine eingesetzt werden darf, für wen sie gebaut ist und so weiter. Wenn man sich die anguckt, bekommt man schon ein erstes Gefühl für so eine Maschine. Und oft bekommen wir natürlich auch eine kleine Einführung an dem Gerät selbst, bevor wir uns an die Arbeit machen. Der Trick ist also, die vorhandenen Dokumente zu sichten - und idealerweise dem Entwickler des Produkts dann passende Fragen zu stellen.

Was war das interessanteste, was du jemals dokumentiert hast?

Matthias: Eigentlich ist alles interessant, weil's immer neu ist. Aber vor einiger Zeit haben wir für Sigma die Anleitung zu ihrem neuesten Fahrradcomputer geschrieben, das war ziemlich spannend.

Patricia: Richtig wunderliche oder herausragende Produkte habe ich jetzt nicht dokumentiert. Aber das eine oder andere findet man schon persönlich interessant. Beispielsweise finde ich neue Consumer Produkte immer spannend, obwohl die Anleitungen dafür einen eher überschaubaren Umfang haben. Liegt aber vielleicht auch daran, dass ich selbst auch zur Consumer Zielgruppe gehöre und jetzt keine komplexe Maschine im Keller stehen hab.

Bekommt ihr auch mal Rückmeldungen von begeisterten Verbrauchern?

Matthias: Ab und an kommt schon einmal positives Feedback vom Kunden, aber das ist eher selten. Die beste Rückmeldung ist keine Rückmeldung. Denn das bedeutet, dass alles glatt läuft.

Letztendlich ist das ja das Dilemma der Technischen Dokumentation: Anleitungen für Geräte braucht jeder, wertschätzen tun sie wenige.

Matthias: Klar, für viele Firmen ist die Erstellung so einer Anleitung auch einfach nur ein lästiger Kostenfaktor, der vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird. Aber oft kommen Kunden auch auf uns zu, weil es für sie natürlich schon Sinn macht, dem Endanwender etwas an die Hand zu geben, das die Qualität Ihres Produktes unterstreicht.