Ein Redaktionssystem mit Erfolg einführen

Hierzu ist im tekom-Magazin eine Reihe von Artikeln erschienen. Diese haben wir für Sie zusammengefasst.

Der Artikel "Stolperfallen erkennen" beschäftigt sich mit den grundlegenden Maßnahmen und vor allem mit den 2 grundlegenden und wichtigsten Schritten bei der Einführung eines Redaktionssystems: Planung und Evaluierung.
Dabei werden typische Schwierigkeiten hervorgehoben und aufgezeigt, wie man diese bereits im Vorfeld gezielt vermeiden kann. Denn Unternehmen jeder Größe können bereits an einer unrealistischen Planung scheitern: "… [Das Redaktionssystem] ist mit geringer Konfiguration lauffähig - "out of the box", wie es heißt. Doch mit der Installation der Software allein ist es nicht getan."

Kostenfaktoren überblicken

Die Einführung eines Redaktionssystems will gut überlegt sein, denn sie kostet das Unternehmen eine Menge Geld. Am besten ist man, wie bei fast jeder Software, mit einer Standardversion beraten. Auf diese Weise können Updates leicht installiert werden und individuelle Anpassungen müssen nicht aufwendig nachgerüstet werden.

Den größten Kostenfaktor stellt jedoch nicht die Hard- oder Software dar. Menschliche Faktoren treiben die Ausgaben weit mehr in die Höhe.

Das neue System beeinflusst den redaktionellen Ablauf und verursacht zuerst einmal mehr Aufwand, bis die alten Prozesse vollständig umgestellt sind und sich die erwarteten Einsparungen an Zeit und Geld abzeichnen.

Zudem müssen die Mitarbeiter entsprechend für die Benutzung des Redaktionssystems geschult werden.

Umfassend analysieren

Ein Redaktionssystem kann man nicht mit einem Fingerschnippen einführen, soviel ist klar. Um den zeitlichen Aufwand zu reduzieren und Fehlentscheidungen zu vermeiden, empfiehlt der Artikel, "eine genaue Analyse der Redaktion durchzuführen".

Das Unternehmen muss sich darüber im Klaren sein, wo es mit der Technischen Dokumentation hin will. Welche Formate werden aktuell verwendet und welche sollen es künftig sein? Spielen neue Medien in der Zukunft eventuell eine Rolle?

Mit einer umfassenden Analyse hat man bereits einige grundlegende Anforderungen an das neue System formuliert und eine fundierte Entscheidung zu treffen wird deutlich erleichtert.

Clever planen

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Die einzelnen Phasen während der Einführung des Redaktionssystems sind an vielen Stellen miteinander verknüpft. Diesen Umstand kann man nutzen, um die Erkenntnisse aus den verschiedenen Schritten langfristig zu nutzen.

Zum Beispiel ist es sinnvoll, bei Schulungen zur Evaluierung des passenden Systems bereits mit der Erstellung eines konkreten Projekts zu beginnen. Dieses kann später als Masterprojekt ausgebaut werden und als Layoutvorlage weiter verwendet werden. Außerdem kann es bei der Erstellung eines Redaktionsleitfadens helfen - falls es diesen noch nicht gibt.

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Altlasten abwerfen

Mehrere Artikel beschäftigen sich mit der häufig unterschätzten Komplexität der Datenmigration.

Ist das System einmal implementiert, fängt die Arbeit eigentlich erst richtig an. Die bestehenden Dokumente müssen migriert werden. Dabei muss abgewägt werden, für welche Dokumente sich die Migration lohnt, ob sie angepasst werden müssen und vor allem wie sie in das Redaktionssystem eingebracht werden.

Dokumente manuell zu übertragen ist aufwendig und anfällig für Fehler, dennoch kann es sinnvoll sein. Bei gut strukturierten und homogenen Dokumenten können auch Schnittstellen oder eine Automatisierung genutzt werden.

In jedem Fall sollte der Aufwand der Migration in seinem Umfang realistisch betrachtet werden. Bei großen Beständen ist es möglich, dass das alte und das neue System für Monate oder Jahre parallel verwendet werden müssen, bis die Umstellung abgeschlossen ist.

Zusammenfassung

Die Artikelreihe zeigt, dass ein Redaktionssystem mittlerweile nicht nur für große Unternehmen erschwinglich und sinnvoll ist. Auch mittelständische Unternehmen mit vielleicht nur einem Redakteur können von der Einführung eines Redaktionssystems profitieren.

Wichtig ist, dass jede Phase der Einführung sorgfältig durchgeführt wird und genügend Zeit für die einzelnen Schritte eingeplant wird. So können Fehlentscheidungen und Frustration vermieden werden.