Ihre Vorteile von Single-Source-Publishing

Die Verfügbarkeit von Informationen auf mobilen Geräten, in sozialen Medien und rund um die Uhr auf Knopfdruck gestaltet auch die Bereitstellung dieser Informationen immer komplexer. Single-Source-Publishing bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, Ihre Inhalte aus einer Datenquelle in verschiedene Formate auszuleiten und damit beliebige Kanäle und unterschiedliche Zielgruppen zu bedienen.

Wie funktioniert Single-Source-Publishing?

Single-Source-Publishing bedeutet, dass Sie Ihre Produktinformationen in einem System pflegen, zum Beispiel einem geeigneten Content-Management-System. Die Inhalte werden in Informationseinheiten abgelegt und für die Wiederverwendung strukturiert. Ihre Technische Redaktion erstellt die Inhalte in Modulen, die systematisch wiederverwendbare Inhalte darstellen. So müssen Sie eine Informationseinheit nur einmal erstellen und können Sie in beliebig vielen Medien, Formaten und Ausgaben einsetzen.

Alle Inhalte werden aus einer Quelle (Single Source) zusammengestellt und publiziert (Publishing). In welcher Form diese publiziert werden, spielt dabei keine Rolle, da Inhalt und Layout getrennt verwaltet werden. Module können mit Hilfe automatisierter Werkzeuge zu Dokumenten oder Videos zusammengefügt und in verschiedenen Formaten ausgegeben werden, z. B. PDF, HTML, Online-Hilfe, ePub usw.

Ihr Vorteil ist, dass alle Inhalte nur noch an einer zentralen Stelle erstellt, gepflegt, geprüft und aktualisiert werden. Dadurch erhält Ihr Unternehmen ein einheitliches Auftreten und hilft Ihren Mitarbeitern Zeit und Mühe zu sparen – in der Technischen Redaktion, im Marketing und in vielen anderen Bereichen, die mit Ihrer Produktkommunikation in Kontakt stehen.

Überlegen Sie sich, wo die Funktionen Ihrer Produkte beschrieben sind. Sicherlich sind diese ein Teil der Bedienungsanleitung, werden in Flyern oder Katalogen hervorgehoben und ebenso auf Ihrer Webseite aufgeführt. Mit Single-Source-Publishing können Sie diese Beschreibung – auch für unterschiedliche Zielgruppen – in einer Quelle pflegen und von dieser in PDF, Druckversion und HTML ausleiten. Vor allem sind die Inhalte unternehmensweit einheitlich, alle Abteilungen greifen auf dieselbe Quelle zurück und verwenden die gleichen Informationen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Produkt mit verschiedenen Varianten oder Zusatzmodulen. Diese individuell zusammenstellbaren Produkte haben im Großteil gleiche Funktionen und nur einzelne spezifische Features. Dann können Sie alles, was gleich ist, immer wieder nutzen – und die variantenspezifischen Informationen mit geeigneten Metadaten der jeweiligen Variante zuweisen.

Ihr Kunde XY hat möglicherweise mit Ihnen die Anleitung als Online-Hilfe im Vertrag festgelegt und erhält aus Ihrem System die Informationen zu seinem Produkt mit der Grund-Variante und den gekauften Zusatzmodulen. Wenn dieser Kunde später das Zusatzmodul 3 kauft, generieren Sie für Ihn die passende Online-Hilfe direkt aus dem System und stellen diese für Ihn zur Verfügung, ohne nennenswerten Mehraufwand, weil die Inhalte bereits da sind und nur die Informationen neu ausgeleitet werden.

Der nächste Kunde hat noch eine Print-Anleitung verlangt und erhält aus Ihrem System die exakt gleichen Informationen wie der Kunde zuvor, nur in ausgedruckter Form. Wenn er sich später zum Kauf des Zusatzmoduls 3 entscheiden sollte, können Sie ihm entweder die gesamte Anleitung inklusive dieses Zusatzmoduls auf Knopfdruck generieren – oder nur die Informationen zum Zusatzmodul 3 zuschicken.

Beim Erstellen der Informationen müssen Sie also für beide Kunden nur einmalig die Informationen anlegen und können dann filtern, welcher Kunde welche Art der Information für welche Variante erhält.

Für wen eignet sich Single-Source-Publishing?

Sie können vielseitig von einem Content-Management-System profitieren. Es vereinfacht Ihre Prozesse, wenn Sie eine umfangreiche Kommunikation über viele Kanäle betreiben, eine umfangreiche Produktpalette vertreiben oder den internationalen Markt und damit viele Zielsprachen bedienen. Es unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit, wenn es mehrere Bearbeiter gibt, die Inhalte in Teamarbeit erstellen, freigeben und verwalten.

Haben Sie viele Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen, steigt der Aufwand für die Bereitstellung der Informationen für diese Zielgruppen exponentiell mit jeder neuen Version, jeder Sprache und jedem Ausgabeformat. Mit Single-Source-Publishing können Sie dies einfach und strukturiert beherrschen, da Ihre Inhalte systematisch wiederverwendbar werden. Änderungen müssen nicht in jeder Ausgabe nachgezogen werden, sondern nur an der zentralen Quelle. Das Aktualisieren der Dokumente geschieht im besten Fall direkt automatisiert.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Single-Source-Publishing für Sie geeignet ist, können Sie auch nochmal die Vor- und Nachteile von Editoren und Redaktionsystemen ansehen oder auf unserem Blog stöbern, z. B. bei Redaktionssystem ja oder nein.

Welche Voraussetzungen müssen Sie erfüllen?

Natürlich benötigen Sie als erstes ein geeignetes Tool. Anbieter gibt es auf dem Markt genug, dass praktisch jedes Unternehmen ein passendes Angebot finden kann. Dazu ist es wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen und Bedürfnisse kennen und priorisieren, z. B. Mehrsprachigkeit, Variantenmanagement, Anzahl Benutzer, etc. Lesen Sie dazu auch mehr in unserem Blog-Artikel Tipps für die Auswahl des passenden Redaktionssystems.

Mehrere Systeme kommen dann ggf. nicht mehr in Frage, wenn Sie zwingend notwendige Features nicht anbieten oder schlicht zu teuer in Beschaffung und Unterhalt sind. Anschließend können Sie eine nähere Auswahl von möglichen Tools mit Ihren Anforderungen detailliert vergleichen und ggf. die Hersteller Ihrer Favoriten kontaktieren.

Besonders wichtig ist auch, dass sich die Arbeitsweise Ihrer Redakteure verändern muss. Beim Single-Source-Publishing wird nicht mehr linear von Kapitel zu Kapitel erstellt, sondern in Modulen gedacht und gearbeitet. Das ist anfangs sicher eine Umstellung, nach der Eingewöhnungszeit aber auch deutlich entspannter. Formatarbeiten entfallen im klassischen Redaktionsalltag vollständig und der Fokus liegt zu hundert Prozent auf der Qualität des Inhalts.