Gute Technische Dokumentation ist die Grundlage für den Nachweis sicherer Produkte

Was ist Technische Dokumentation?

Sie als Produkthersteller, Produktimporteur oder Produkthändler müssen all jene, mit Ihren Waren in Zusammenhang stehenden, Unterlagen, Belege, Materialien, etc. erstellen oder zusammenstellen.

Die Dokumente und Unterlagen müssen archiviert und dauerhaft (es gibt gesetzliche Vorgaben, wie lange) verfügbar gemacht werden.

Gute Technische Dokumentation

• beschreibt technische Erzeugnisse,
• ist systematisch aufbereitet,
• enthält strukturierten Inhalt, unabhängig vom ausgegebenen Format,
• ist zweckbestimmt,
• ist vollständig und
• ist immer verfügbar.

Wenn ein Produkt mit der CE-Kennzeichnung versehen wird, ist die Dokumentation von Rechtswegen her erforderlich. Die CE-Kennzeichnung ist dabei keine Kür. Sie ist gesetzliche Pflicht.

Sollte Ihr Erzeugnis unter eine oder mehrere EU-Richtlinien und / oder EU-Verordnungen fallen, die eine CE-Kennzeichnung fordern, müssen die dort geforderten Schutzziele eingehalten werden.

Mit der Konformitätserklärung bestätigt das Unternehmen als finalen Schritt der Produktherstellung, dass es die geforderten Maßnahmen für die Produktsicherheit umgesetzt und dokumentiert hat. Hier sind Normen hilfreich, die Lösungen zur Risikominimierung konkret nennen und klare Anforderungen stellen. Aber auch Abweichungen von der Norm sind möglich, wenn das Produkt am Ende wenigstens genauso sicher ist.

Die Behörden dürfen jederzeit Einsicht in die gesamten Unterlagen zu einem konkreten Produkt verlangen. Im Schadensfall prüfen sie übrigens nicht nur auf formale Mängel (die z. B. die Zolleinfuhr unmöglich machen können, bis sie beseitigt sind), sondern auch auf inhaltliche Fehler. Das Unternehmen und dessen Mitarbeiter können wegen eines Produkt- oder Instruktionsfehlers haftbar gemacht werden.

Gesetzliche Grundlagen (Deutschland/EU)

Je nach Produkt und Zielmarkt ergeben sich rechtliche Anforderungen an die Technische Dokumentation. Diese Anforderungen betreffen insbesondere den Umfang, die Verfügbarkeit (meist vor dem in Verkehr bringen) und die Nachweisfähigkeit der Unterlagen.

Typische Auswirkungen:

• Nachweisunterlagen, die die Produktsicherheit dokumentieren (z. B. im Kontext von Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung),
• archivierte Dokumente und Unterlagen, die dauerhaft verfügbar sein müssen.

Für die Nachweisführung werden Produktdaten sowie Entwicklungs- und Prüfunterlagen zusammengeführt. Daraus entsteht ein nachvollziehbar abgelegtes Unterlagenpaket, das intern zwischen Hersteller/Produktverantwortung, Entwicklung und Qualitätssicherung abgestimmt wird und im Prüf- oder Schadensfall auch Behörden vorgelegt werden kann.

Normen für Benutzerinformationen

Normen (DIN für deutsche Normen, EN für europäische oder ISO, IEC, IEEE für internationale Normen) können konkrete Anforderungen und bewährte Lösungsansätze für die Erstellung von Benutzerinformationen liefern. Sie unterstützen dabei, Inhalte systematisch zu strukturieren und nachvollziehbar zu gestalten.

Typische Auswirkungen auf Inhalte:

• strukturierte Benutzerinformation (z. B. Handbuch, Bedienungsanleitung) mit konsistenter Terminologie und nachvollziehbarer Gliederung (z. B. nach Produktlebenszyklus),
• definierte Mindestinhalte und Anforderungen an Darstellung, Verständlichkeit und Zweckbestimmung.

Zielgruppe, Produktfunktionen, Risiken und vorhandene technische Informationen werden in eine normorientierte Benutzerinformation überführt. Ziel ist ein konsistenter Stand über Handbuch, Website und weitere Medien hinweg, abgestimmt zwischen Dokumentationserstellern, Produktentwicklung und Service.

Beispiel: regulierte Produktgruppen (z. B. CE-Kennzeichnung für Medizinprodukte/MDR oder nach Maschinenrichtlinie)

Bei regulierten Produktgruppen können zusätzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten relevant sein. Welche Regelwerke im Einzelfall gelten, hängt vom Produkt, der Verwendung und dem Zielmarkt ab.

Typische Auswirkungen:

• erweiterte Nachweisunterlagen und strukturierte Dokumentationspakete für Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit,
• abgestimmte Benutzerinformationen, die mit weiteren Unterlagen inhaltlich konsistent sind.

Technische Nachweise, Risiko- und Prüfinformationen sowie die Anforderungen aus den jeweils anwendbaren Regelwerken werden zusammengeführt. Daraus entsteht ein konsistenter Dokumentationsstand über Medien und Versionen hinweg, abgestimmt zwischen Produktmanagement, Entwicklung, Qualitätssicherung und Technischer Redaktion sowie ggf. externen Prüfinstanzen.

Zeitdruck bei der Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation

Kurze Produktentwicklungszyklen und späte Änderungen im Entwicklungsprozess führen häufig dazu, dass Dokumentation unter Zeitdruck entsteht. Inhalte werden dann parallel zur Entwicklung erstellt.

Typische Auswirkung: Unvollständige oder uneinheitliche Informationen, erhöhte Fehleranfälligkeit und zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

Kurzfristige Änderungsstände aus Entwicklung und Produktmanagement kommen häufig bis kurz vor Abschluss. Das führt zu mehrfachen Überarbeitungen mit zusätzlichen Review-Schleifen zwischen Entwicklung, Dokumentationserstellern und Qualitätssicherung.

Variantenmanagement für Inhalte der Technischen Dokumentation

Wenn ein Produkt in mehreren Varianten existiert, müssen Unterschiede präzise abgebildet werden, ohne Redundanzen zu erzeugen. Inhalte müssen dabei konsistent und versionierbar bleiben.

Typische Auswirkung: Widersprüche zwischen Varianten, hoher Pflegeaufwand und Risiko, dass Anwender Informationen der falschen Variante nutzen.

Stücklisten, Konfigurationsmerkmale und Änderungen müssen so aufbereitet werden, dass der Anwender die richtige Variante eindeutig erkennt. Daraus entstehen variantenspezifische Inhalte für das Handbuch / die Anleitung, abgestimmt zwischen Produktmanagement, Entwicklung, Technischer Redaktion und Service.

Sprach-/Regionalvarianten (Übersetzungen) für die jeweilige Zielgruppe

Mehrsprachigkeit und regionale Anforderungen erhöhen den Koordinationsaufwand. Übersetzungen müssen fachlich korrekt, konsistent und termingerecht bereitgestellt werden.

Typische Auswirkung: Verzögerte Publikation, Terminologie-Inkonsistenzen und erhöhtes Risiko von Missverständnissen in der Nutzung.

Für Übersetzungen braucht es freigegebene Quelltexte, Terminologievorgaben und ggf. Layoutvorgaben. Daraus entstehen sprach- und regionalspezifische Dokumente (z. B. Handbuch, Datenblatt, Webseiteninhalte), koordiniert zwischen Dokumentationserstellern, Übersetzung/Dienstleister, Produktmanagement und Vertrieb.

Informationsrecherche

• Zweck: Relevante Informationen zum Produkt sammeln und auf Vollständigkeit prüfen.
• Typische Inputs: Produktdaten, Entwicklungsunterlagen, bestehende Dokumente, Technische Zeichnungen, Expertenwissen.
• Typische Outputs: belastbare Informationsbasis, inkl. offener Punkte.
• Beteiligte Abteilungen: Produktentwicklung, Technische Redaktion, Produktmanagement.

Informationskonzept

• Zweck: Inhalte strukturieren, Zielgruppen und Nutzungsszenarien berücksichtigen, Umfang der Dokumente festlegen.
• Typische Inputs: recherchierte Informationen, Zielgruppenanforderungen, geplante Medien.
• Typische Outputs: abgestimmtes Konzept (Struktur, Kapitel, Terminologie, Umfang).
• Beteiligte Abteilungen: Technische Redaktion, Produktmanagement, ggf. Service.

Erstellung / Inhalt der Dokumentation

• Zweck: Inhalte verständlich, übereinstimmend und zweckbestimmt ausarbeiten.
• Typische Inputs: Konzept, Produktinformationen, Terminologie, ggf. Layoutvorgaben.
• Typische Outputs: Entwürfe der Benutzerinformation und weiterer Dokumente.
• Beteiligte Abteilungen: Technische Redaktion, ggf. Illustrationen/Grafik.

Review

• Zweck: Inhalte auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Verständlichkeit und Konsistenz prüfen.
• Typische Inputs: Entwürfe, fachliche Rückmeldungen.
• Typische Outputs: korrigierte Versionen mit dokumentierten Änderungen.
• Beteiligte Abteilungen: Technische Redaktion, Entwicklung, Service.

Fachliche Freigabe

• Zweck: Verbindliche Bestätigung, dass Inhalte fachlich korrekt sind und veröffentlicht werden dürfen.
• Typische Inputs: reviewte Dokumente, offene Punkte.
• Typische Outputs: freigegebene Version als Basis für die Publikation.
• Beteiligte Abteilungen: verantwortliche Fachabteilungen (z. B. Entwicklung/Qualitätssicherung), Produktverantwortliche.

Publikation

• Zweck: Bereitstellung der finalen Inhalte im vorgesehenen Medium und in der vorgesehenen Version.
• Typische Inputs: freigegebene Dokumente, Publikationsformate, ggf. Übersetzungen.
• Typische Outputs: veröffentlichte Dokumente (z. B. Handbuch, Website, Datenblatt) und archivierte Stände.
• Beteiligte Rollen: Technische Redaktion, Dokumentenmanagement/IT, Produktmanagement.

Was bringt Technische Dokumentation?

Sie hilft, das hergestellte Objekt vollständig und umfassend zu beschreiben.

Dabei ist für Ihre Kunden besonders die Nutzungsinformation wichtig, damit sie lernen, wie mit dem erworbenen Gut umzugehen ist. Um das sicherzustellen, braucht die Bedienungsanleitung eine für die Zielgruppe verständliche Sprache.

Damit die Handbücher nicht in der Ecke verstauben, muss der Anwender sich gut in ihnen zurechtfinden. Eine geschickt gewählte Struktur ermöglicht dies, so dass die gesuchten Inhalte sofort gefunden werden können. Am Ende kann ein gutes Handbuch sogar helfen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und damit mehr Geschäft zu generieren oder auch die Service-Anfragen zu reduzieren und damit bares Geld sparen.

Wer braucht Technische Dokumentation?

Sie wird von jedem benötigt, der eine Technologie nutzen oder entwickeln will, über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Dazu gehören Entwickler, Systemadministratoren, Endbenutzer und alle anderen, die verstehen wollen, wie eine Technologie funktioniert. Technische Dokumentation wird auch von Organisationen benötigt, die die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften oder Industriestandards sicherstellen wollen.

Hersteller

Unternehmen und Produkthersteller können mit der Dokumentation nachweisen, dass sie alles Notwendige bedacht haben, um ein sicheres Erzeugnis, besonders Maschinen und Anlagen, auf den Markt zu bringen.

Aber auch, um ihren Kunden bei der Produktnutzung bestmöglich zu unterstützen.

Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei dem hergestellten Produkt um eine Maschine, Software, Waren für den Endverbraucher, Elektronikprodukte oder Medizinprodukte handelt.

Nutzer

Der Produktbenutzer braucht die Bedienungsanleitung, um zu lernen, was er mit der Ware machen kann und wie er es sicher und effizient benutzt.

Dabei ist es wichtig, dass er nicht nur die Sprache versteht, sondern anhand der Struktur auch schnell zum gewünschten Inhalt findet. Sonst wird die Dokumentation kurzerhand weggelegt und per Ausprobieren oder Nachfragen versucht, mit dem Objekt richtig umzugehen.

Interne Technische Dokumentation

Die interne Dokumentation umfasst alle Unterlagen, die die Produktentwicklung, Herstellung und Qualitätssicherung beschreiben und belegen. Interne technische Dokumentation dient als Nachweis dafür, dass komplexe technische Produkte sicher, normgerecht und nach dem Stand der Technik entwickelt wurden.

Dazu gehören unter anderem:

• Entwicklungsunterlagen, Pflichtenhefte, Spezifikationen
• Risikoanalysen und Risikobeurteilungen
• Prüfpläne und Prüfberichte
• Technische Datenblätter und Berechnungen
• Software-Dokumentationen, Tests und Validierungen
• Herstellungsanweisungen und Arbeitsanweisungen, zum Teil auch Montageanleitungen
• Nachweise zu Normen, Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen

Unternehmen sind verpflichtet, nur sichere Produkte in Verkehr zu bringen. Die interne Dokumentation stellt sicher, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten wurden. Sie bildet außerdem die Grundlage für die Erstellung der externen Dokumentation, da viele Normen festlegen, welche Informationen später für den Benutzer bereitzustellen sind.

Wenn Sie mehr zu Ihren Pflichten wissen möchten, bietet Ihnen unser Service zur rechtssicheren Dokumentation weitere Informationen und die passenden Dienstleistungen dazu.

Externe Technische Dokumentation

Die externe Technische Dokumentation richtet sich an Benutzer und andere externe Zielgruppen. Sie stellt sicher, dass das Produkt sicher und korrekt verwendet werden kann.

Nach DIN EN 82079-1:2021 gehören dazu alle Benutzerinformationen, wie:

• Betriebs- und Bedienungsanleitungen
• Montage- und Installationsanleitungen
• Wartungs- und Serviceanweisungen
• Gebrauchsanweisungen und Handbücher
• Produktkataloge, Datenblätter, Broschüren und Webseiteninhalte

Alle Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmen – unabhängig vom Medium.

Wenn sich technische Details eines Produkts ändern, sollten alle betroffenen Dokumente gleichzeitig angepasst werden. So vermeiden Sie Widersprüche zwischen Handbuch, Website und Kundenservice-Unterlagen und erfüllen die Anforderungen an Produktsicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Wer erstellt Technische Dokumentation?

Im Prinzip kann jeder eine solche zu einem Technikprojekt verfassen. Die Norm 82079-1:2021 empfiehlt allerdings eindringlich, ebenso für das Dokumentieren wie beim Entwickeln des produzierten Guts Fachpersonal einzusetzen.

Technische Redakteure sind darin ausgebildet, gut nachvollziehbare Texte zu erstellen. Dafür müssen sie diverse Voraussetzungen kennen, die sie bereit sind, aus den verantwortlichen Produktentwicklern herauszukitzeln. Sie kennen die passenden Werkzeuge, mit denen nicht nur die Dokumentation, sondern auch verschiedene Versionen erstellt werden können.

Eine Technische Redaktion versteht sich auch darauf, ggf. fehlende Informationen zu ergänzen oder auch falsche Aussagen zu erkennen und anzupassen. Das Erstellen der Dokumentation aus verschiedenen Quellen funktioniert besonders gut mit Redaktionssystemen.

Dabei ist unerheblich, in welchem Medium die Anleitung am Ende die Informationen liefert. Besonders bei der externen Dokumentation wandelt sich inzwischen das Nutzerverhalten. Mittlerweile werden häufig bevorzugt Videos, Tutorials oder Apps genutzt, um Produktfunktionen besser kennenzulernen.

Am Ende ist es wichtig, dass Ihre Kunden genau wissen, was sie mit Ihrer Ware machen können, wie sie damit sicher, effektiv und effizient umgehen – und was sie tunlichst unterlassen sollten.

Ob das immer als geschriebener Text sein muss, lässt sich hinterfragen. Die reinen grafischen Betriebsanleitungen werden aufgrund von häufigerem Einsatz künstlicher Intelligenz inzwischen wieder hinterfragt. Denn nicht nur der Mensch muss die Anleitung lesen können, teilweise auch Maschinen, die dann Antworten in Form von z. B. Chatbots geben.

Technische Redaktion: extern und intern

Das Wissen für betriebsinterne Arbeit liegt meist in der Produktentwicklung. Technische Redakteure benötigen Zugriff auf dieses, um Informationen korrekt abzubilden.

Das bedeutet, hier ist eine effektive Zusammenarbeit gefragt: Die Redakteure können mit ihrer Systematik und ihrem Dokumentationsgeschick die Inhalte aus den Köpfen der Entwickler aufs Papier bringen. Sie können auch mit dem Blick von außen die ein oder andere Frage stellen und ihre Meinung zur Risikominderung durch Information (Warnlabels, Sicherheits- und Warnhinweise in der Betriebsanleitung, auf der Verpackung, etc.) in den Ring werfen.

Die externe Technische Dokumentation sollte auf jeden Fall ein Redakteur erstellen. Er versteht sich auf das zielgruppengerechte Schreiben, einheitliche Terminologie und stringentes Layout, die zu den "Basics" einer guten Bedienungsanleitung gehören.

Handbuch Experten – Ihr Partner für professionelle Technische Dokumentation

Die Technische Redaktion der Handbuch Experten beschreibt für verschiedenste Technikprojekte die Installation und Inbetriebnahme, Benutzung und Bedienung, Inspektion, Wartung oder Reparatur, Entsorgung – und was sonst noch Spezifisches für das jeweilige Objekt anfällt. Sie nehmen systematisch den Blick des Nutzers ein und fragen sich immer wieder kritisch, ob diese Information vom Benutzer verstanden wird und ob sie hilfreich aufbereitet und strukturiert ist.

Für uns ist Technische Dokumentation nicht nur eine nervige Aufgabe, die zur Produktherstellung dazu gehört, für uns ist sie etwas, die wir mit Begeisterung erschaffen. Wir helfen Ihnen, die Zusammenhänge Ihres Projekts verständlich aufzuzeigen und visuell aufzubereiten, damit Ihren Kunden, das Maximum aus Ihrem Produkt herauszuholen können und lange Freude daran haben.

Dabei lassen wir unsere Jahrzehnte-langes Know-How einfließen, durch die wir die Bearbeitung von Dokumentationsprojekten systematisiert haben.

Die entscheidende Frage, die Sie sich stellen sollten lautet: "Möchte ich diese bei uns im Hause erstellen oder soll ein Dienstleister für Technische Dokumentation diese Arbeit für uns übernehmen."

Im ersten Fall bieten wir Ihnen an, Ihre Mitarbeiter mit unserem Wissen zu unterstützen:

• Doku-Check für die EU
• Seminare und Workshops, um Ihren Mitarbeitern Grundlagen der Technischen Redaktion oder spezifische Anforderungen aus Normen und Richtlinien an die Hand zu geben

Im zweiten Fall übernehmen wir die Erstellung komplett:

• Analyse Ihrer bestehenden Dokumente
• Konzeption
• Schreiben der Benutzerinformation
• Automatisierung
• Lokalisierung
• Schulungsunterlagen

Außerdem bieten wir zur betriebsinternen Dokumentation mit unserem Service zur Product Compliance folgendes an:

• Beratung zur CE-Kennzeichnung
• Recherche zu den Marktanforderungen
• Verwaltung der Dokumente
• CE-Dossier